Gestión de proyectos es sinónimo de administración del cambio. El cambio rápido se ha convertido actualmente en un requisito esencial para la supervivencia de todas las organizaciones.

“Failing to plan, is planning to fail”          «No planificar es planificar el fracaso»

El primer paso para decidir llevar a cabo un proceso empresarial se basa en realizar un análisis de viabilidad. Este constituye la fase inicial. El objetivo, como su propio nombre indica, es estudiar las posibilidades del proyecto. En este punto se han de tener en cuenta las variables tiempo, recursos y coste.

El análisis de viabilidad del proyecto se constituye por las siguientes acciones:

• La creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
• Análisis previo del alcance que va a tener nuestro proyecto
• Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.

Si el balance del todos los puntos contemplados por el estudio de la viabilidad es positivo, el proceso pasa a la segunda fase.

Planificación

En el plan de gestión para tu proyecto necesitas utilizar una serie de elementos claves y desarrollarlo en unos tiempos concretos.

Es necesario empezar a construir con buenos cimientos para que todo logre sostenerse encima. En el artículo de hoy, me voy a centrar en un elemento clave para la correcta planificación, gestión y control del proyecto: El Plan de Gestión del Proyecto.

Un error muy común, es una vez firmado el contrato del proyecto y sin apenas pararse a pensar, iniciar las actividades del mismo.

Pues bien, si queremos que el proyecto llegue a buen puerto, no debemos olvidarnos de lo más importante: Planificar antes de Actuar.

Para ello deberemos tener en cuenta los siguientes puntos si queremos obtener un efectivo y completo Plan de Gestión de Proyecto:

Nivel de Detalle y Enfoque del Plan del Proyecto:

Debemos entender qué tipo de proyecto vamos a gestionar, es decir, su complejidad y criticidad, el tiempo del que disponemos para llevar a cabo el mismo, las herramientas de las que disponemos, los factores ambientales que nos puedan afectar, etc. En base a esta evaluación decidiremos el nivel de detalle necesario y la metodología apropiada (tradicional, agile, etc.) para el Plan de gestión del Proyecto y sus componentes,

Informar a los interesados:

Muchos interesados que deberemos consultar para obtener sus inputs durante el proceso de creación del Plan de Gestión del Proyecto, puede que desconozcan el valor del mismo o su propia naturaleza, por lo que, una de las primeras tareas será la de informar adecuadamente a todas las partes interesadas del objetivo de proyecto, y la importancia del Plan de Gestión, para conseguir que estén alineados y que «compren» (buy-in) el proyecto.

Crear los Planes de Gestión que formarán el Plan de Proyecto:

Esto incluye crear los planes de gestión de las diferentes áreas de conocimiento del proyecto, tales como: Alcance, Tiempo, Costes, Calidad, Recursos, Riesgos, Compras, etc Estos plantes de gestión, para entendernos serán los «manuales de instrucciones del proyecto» que determinarán como el proyecto será planificado, ejecutado y controlado.

Definir la línea base del Alcance (Scope Baseline):

Este es el documento principal del Plan de Gestión del Proyecto, para ello deberemos definir correctamente el alcance del proyecto (acotar lo que entra y no entra en el mismo) y descomponerlo en paquetes de trabajo (WBS/EDT – Estructura de Desglose del Trabajo)

En base al trabajo realizado anteriormente, generaremos las líneas base de Tiempo (Schedule Baseline) y Costes (Cost Baseline).

Una vez creado el Plan de Gestión del Proyecto, con todos los sub-planes de gestión y las 3 líneas base (alcance, tiempo y coste) es importante comunicar el mismo y que este sea aprobado por el Patrocinador (Sponsor) y demás figuras principales del proyecto.

Esta comunicación debería realizarse al final de la fase de planificación del proyecto y antes del inicio de las tareas de ejecución del mismo y debería incluir:

• Revisión y aprobación final del Plan
• Confirmar el proceso los cambios en el plan y las baselines de proyecto (por ej: creación de comité de control de cambios)

Si sigues estos pasos, es seguro que te será fácil obtener un buen plan de gestión de proyectos, que sin duda te ayudará a dirigir el proyecto y a mantener a todas las partes implicadas informadas y alineadas con los objetivos del mismo.

La gestión de proyectos es muy importante en la organización empresarial puesto que va a estar condicionar los recursos y por ello se ha de ser siempre realista en las estimaciones.

¿Crees que se le da la suficiente importancia al Plan de Gestión de Proyectos? ¿En tus proyectos que % de tiempo dedicas a Planificar?

Puedes dejar tus comentarios y/o experiencias personales abajo en la sección de comentarios.

Fuentes: http://www.ceolevel.com, desarrolloprofesional123.blogspot.com