Stakeholders

En esta ocasión vamos a hablar de las partes interesadas involucradas o afectadas en el proyectos conocidos como o stakeholders.

El trabajo de un proyecto es realizado por personas, tu trabajo es juntar a las personas adecuadas, involucrarlas y comprometerlas y trabajar para cruzar la línea de meta del proyecto juntos.

Como bien sabrás, el éxito del proyecto entre otras cosas depende de nuestra capacidad para comunicarnos, relacionaros y gestionar a los interesados. Es un terreno delicado, ya que cada individuo tiene sus propias expectativas, su propia imagen mental de lo que el proyecto debe aportarle.

Quien y que es un interesado del proyecto?

Los stakeholders, son aquellas personas o grupos que están involucrados y afectados tanto positiva como negativamente por los resultados al finalizar o a lo largo del proyecto.

Como sabes quienes son tus interesados?

Tus partes interesadas son los miembros de tu equipo, tus clientes, tu patrocinadores tus vendedores, todos los involucrados o impactados.

Si no tienes certeza, hazte estas preguntas.

Quien solicito este proyecto?
Quien usará el producto o servicio que estamos creando o fortaleciendo
Quienes tendrán que cambiar la forma como hacen su trabajo por este proyecto?
Quien toma decisiones sobre este proyecto
Quien tiene la habilidad de dar o quitar recursos del proyecto
Quien influencia a aquellos que toman decisiones sobre el proyecto?

Aquí podemos ver una gráfica donde tenemos la relación de lo que es el Proyecto y lo que es el Equipo de trabajo del proyecto, el Gerente del proyecto, los Gerentes de otras áreas, Funcionales, Operacionales.

Los Gerentes de otros proyectos, la Oficina del Proyecto, el Gerente del portafolio del Proyecto y así respectivamente. Como podemos ver, todos ellos están relacionados en cuanto a sus intereses, en cuanto a sus expectativas que debemos de cumplir a lo largo del mismo.

Tal vez una mejor pregunta es, Como sabes cuál de las partes interesadas necesitan más de tu atención?

Por supuesto, cada persona es importante, pero tú no puedes dar a todos la misma cantidad de tu tiempo y tu atención.

Necesitas considerar cuales partes interesadas en realidad van a conducir el proyecto al éxito, y trabajar hacia el manejo y compromiso de estas partes interesadas.

Podrías considerar el uso de una Matriz de poder e interés para ayudarte

Esta herramienta te permite considerar las partes interesadas, cuanto poder tienen sobre tu proyecto, y cuanto interés tienen en tu proyecto. Veremos más a detalle acerca de eso más adelante.

¿Cuáles son los pasos que debemos de seguir para manejar adecuadamente los stakeholders a lo largo del proyecto?

Bueno, el Project Management Institute, el PMI, maneja básicamente cuatro procesos, si así lo decimos.

El primero de ellos es, lo que es la identificación de los stakeholders.
El segundo proceso es la planeación en la gestión de los stakeholders.
El siguiente proceso es lo que se le llama el manejo del involucramiento y compromiso de los diferentes stakeholders. Este concepto se conoce más en inglés con el nombre de engagement y así lo vamos a manejar en estos textos.
Y al finalizar, el último proceso es lo que se llama el control del involucramiento y compromiso del mismo.

Estos son los cuatro procesos que maneja en su metodología de trabajo el PMI.

En general, ¿cuáles son las actividades que debemos realizar a lo largo del proyecto para el manejo de todos estos conceptos?

Bueno, pues en primer lugar es la identificación de las diferentes personas o grupos de trabajo.

Esta identificación va desde determinar cuáles son sus expectativas, cuáles son sus requerimientos, aquí cabe la pena mencionar que es diferente expectativa y requerimientos.

Por ejemplo, una expectativa es un deseo, es algo cualitativo, algo subjetivo, es decir quiero que mi proyecto sea barato o sea de bajo costo, esa es una expectativa.

Un requerimiento sería ya con una métrica de desempeño, algo más tangible donde ya decimos, bueno, pues el que sea barato significa que no exceda una cierta cantidad de dinero durante tanto tiempo y ahí ya estamos hablando de dos conceptos diferentes.

Entonces como mencionaba, una actividad es identificar quienes son los diferentes involucrados, los afectados.

Después viene el determinar cuáles son su expectativas, y luego determinar cuáles son sus requerimientos específicos, también cabe la pena mencionar que después hay que determinar cuál es el nivel de interés que tiene para el proyecto.

No es lo mismo la forma de un interés muy alto donde es vital la importancia que tendría el resultado del proyecto o un interés muy bajo en ese sentido.

Otra actividad es el de determinar cuál es el nivel de influencia que podrían tener los diferentes personajes o grupos de trabajo a lo largo del proyecto. No es lo mismo un cliente que puede tener un nivel de influencia muy alto para el proyecto, que alguien que simplemente está elaborando alguna tarea por decir algo, no tan relevante a lo largo del proyecto, entonces el interés va a ser diferente.

Hay que hacer un plan de trabajo de cómo vamos a manejar estos intereses, estas expectativas a lo largo del proyecto.

Vamos a hacer también después una actividad que será el hacer un plan de comunicación para manejar toda la información que vamos a proporcionarle a cada una de las partes involucradas.

También viene el hacer un plan de trabajo para manejar esas expectativas, ese nivel de influencia y ese compromiso que cada una de estas personas o entidades tenemos a lo largo del mismo.

Hay que comunicarse con ellos, hay que estar diciendo. cada semana, cada mes vamos a darles información, qué tipo de información, a través de qué medio de comunicación vamos a tener y así respectivamente para finalmente hacer un control de todas esas comunicaciones y un control del compromiso que estamos elaborando con cada una de las partes.

En algunos casos nos encontraremos con interesados “amigos” que nos facilitarán las tareas y la consecución de los objetivos.

En otros casos nos encontraremos con interesados “no tan interesados” en el proyecto, es decir, aquellos que se ven impactados pero de manera (según su perspectiva) negativa.

Es justamente en estos casos, en los que debemos emplearnos más a fondo, identificar e involucrar cuanto antes a estos stakeholders menos interesados (especialmente si tienen poder/influencia) y trabajar para satisfacerlos y que vean que el proyecto también les puede aportar valor.

Ya sabes, el famoso dicho de: “ten a tu enemigo más cerca que a tu amigo”, pues esta es la filosofía a seguir con la gestión de interesados en el proyecto.

Dado que no siempre será una tarea fácil, lo ideal es que desde el inicio del proyecto, contemos con alguna herramienta que nos permita facilitar la gestión de los interesados.

Como mencionamos anteriormente, podríamos hacer uso de una cuadricula de poder e interés que nos permite considerar las partes interesadas, cuanto poder tienen sobre tu proyecto, y cuanto interés tienen en tu proyecto.

Utiliza esta cuadricula para posicionar tus partes interesadas en los cuatro cuadrantes bajo interés, bajo poder bajo interés, alto poder Alto interés, bajo poder Alto interés y alto poder.

Esto te ayuda a tomar decisiones sobre como interactuar con ellos, asi, si alguien tiene bajo interés y alto poder, querras mantenerlo satisfecho con el proyecto.

Si alguien tiene bajo interés y bajo poder, querras mantenerte en contacto con ellos y monitorear su participación para asegurar que no empiecen a tomar una visión negativa del proyecto.

Si alguien tiene alto interés y bajo poder quieres asegurarte de que se mantengan informados del estado del proyecto y si alguien tiene alto interés y alto poder, ellos son en quienes realmente enfocarás más tu tiempo y atención. También puedes crear una cuadrilla de poder e influencia, que es similar a la de poder e interés que acabamos de discutir.

En esta instancia, sustituyes el nivel de influencia en el resultado del proyecto y otras partes interesadas en el lugar del nivel de interés, tú querrás trabajar diligentemente para asegurarte que no se te pase nadie, incluso si tu grupo de alto poder, alto interés captura la mayor parte de tu atención ignorar a los otros puede causar que sean partes interesadas difíciles.

Después de la matriz, el siguiente paso es capturar los datos en algo que se llama registro de partes interesados. Este contiene información clave de las partes interesadas y su propósito no es solo capturar información y guardarla, sino dar la oportunidad de poder manejar estratégicamente a las partes interesadas.

Es importante entender qué tipo de información necesitan y cuando la necesitan, también debe considerarse como proporcionar esa información, no todo mundo, no todo mundo quiere un email, o un mensaje de texto, alguno prefieren una llamada telefónica, a otros les gustaría discutirlo personalmente. En lo posible se deberá trabajar con esas preferencias.

Para saber lo que las partes interesadas necesitan, se les pregunta, se debe considerar la necesidad de entrevistar a las partes interesadas principales, encontrar que es lo importante para ellos; ¿El presupuesto, el cronograma, los costos o la calidad? Cuando tú conoces sus intereses, será más fácil comunicarte con ellos.

Si combinas esto con todo el resto del trabajo realizado, por ejemplo, si se creó la Cuadrícula de poder e interés, y se observó que alguien tiene un alto poder y está altamente interesado, será importante para el proyecto asegurarse darle la información que busca, cuando la solicita o incluso, antes de que la pidan.

Por supuesto, se deberá establecer comunicaciones programadas regularmente para grupos, como actualizaciones de estado, presentaciones y revisiones, todas ellas, son parte de la comunicación con las partes interesadas.

Su función es gestionar grupos de interés durante la vida del proyecto, y para mantenerlos comprometidos de principio a fin. Una vez que han recogido estos datos, no se ha acabado. Este proceso no es estático; es dinámico. A medida que el proyecto avanza, se aprende más y las relaciones con los grupos de interés crecen, y se entenderá más sobre ellos y sus motivaciones, y se deberá ajustar el enfoque.

Los interesados del proyecto podrán estar involucrados en otros proyectos u otros trabajos, por ello, va a ser fácil que se distraigan y por lo tanto, ayudará recordarles la importancia del proyecto. Se deberá insistir en la visión y lo que se logrará una vez que el proyecto sea completado.

Existen algunas características específicas de compromiso.

Inconsciente; Son personas que No conocen el proyecto ni lo que el proyecto provee. El objetivo con ellos, deberá ser que aprendan y comprendan la importancia del proyecto, Procurar que ellos sean apoyo y, en su caso, que asuman un papel de liderazgo.

Resistentes: Estas persona saben del proyecto, pero no les interesa, no están comprometidos y no les gusta lo que representa el proyecto o el cambio que trae consigo. Aquí se debe tratar de llevarlo a una posición más neutral y en el mejor de los casos, convertirlo en un partidario.

Algunos serán neutrales, personas conscientes, pero ni de apoyo ni resistentes. Deberá cuidarse no se conviertan en resistentes y según su poder e influencia, sean de apoyo.

Los de apoyo, conocen y están en favor del proyecto y lo que este trae. Deberás mantener su apoyo y lo ideal es convertirlos en líderes a algunos de ellos. Y luego están los importantes o principales, que apoyan proactivamente y buscan que el proyecto sea un éxito. Se deberá hacerles saber el importante que son para el proyecto y mantener su liderazgo proactivo , a fin de darles la oportunidad de participar en los éxitos del proyecto, haciéndoles saber lo importante que son para el proyecto, y su liderazgo con la gente.

La matriz de evaluación de los grupos de interés es una buena herramienta para la categorización de las partes interesadas y su compromiso. Cuando se aplica la lista de los grupos de interés se debe considerar sus actuales niveles de compromiso y los niveles de compromiso deseados, mismo que permitirá establecer una estrategia para su manejo.

Mientras se llena la matriz, se debe tener presente, las relaciones que las partes interesadas tienen. Si partes interesada resistentes tienen una relación con alguien que es líder, una buena y fuerte relación funcional podrá ser el juntarlos para algunas de las actividades del proyecto, así, de esa forma, quizá la parte líder, influenciará a la parte resistente.

Se deberá tomar la información de las partes interesadas para crear un plan de comunicación y mantenerlo actualizado con los cambios necesarios.

Deberá buscarse la pro actividad, no evitar a las partes interesadas resistentes y tomar a lo seguro, los de apoyo y líderes. Es importante darles una información honesta sobre la naturaleza del proyecto, mantenerlos informados sobre los problemas críticos, pedir ayuda en la resolución de problemas y llevarlos ante ellos.

Se requiere una organización con un enfoque coherente y consistente para trabajar con las partes interesadas. Facilitar las soluciones de malentendidos y desacuerdos. Se debe ser digno de confianza y construir fuertes relaciones profesionales, finalmente, se debe tener presente que los proyectos se realizan mediante el trabajo con los demás.