Uso de Metodologías en la Administración de proyectos
Aun cuando la historia importante de la Gestión de Proyectos es a partir del siglo 19, podemos decir que existen muestras que datan desde 2570 a.C. cuando se termina la construcción de la Gran Pirámide de Giza, registros antiguos muestran que hubo gerentes para cada una de las cuatro caras de la Gran Pirámide, responsables de supervisar su terminación, realmente sabemos que hubo algún grado de planificación, ejecución y control implicado en el manejo de este proyecto.
Después vemos en 208 a.C. la Construcción de la Gran Muralla China, en lo cual de acuerdo a datos históricos, la fuerza de trabajo fue organizada en tres grupos: soldados, gente común y criminales.
Ya en épocas modernas, en 1917.- se establece el Desarrollo del Diagrama de Gantt por Henry Gantt (1861-1919), este Diagrama de Gantt, fue una idea radical y una innovación de importancia para todo el mundo en la década de 1920, todavía se utiliza en la actualidad y constituye una pieza importante de la caja de herramientas de cualquier Director de Proyecto.
Después en 1957, se desarrolló el método de ruta crítica o Critical Path Method (CPM) inventado por Dupont Corporation, es una técnica utilizada para predecir la duración de un proyecto al analizar cuáles secuencias de actividades tienen la menor cantidad de flexibilidad dentro del calendario.
Es en 1962, cuando el Departamento de Defensa de los Estados Unidos ordena aplicar la Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS). La EDT o WBS es una estructura exhaustiva representada por un árbol jerárquico de entregables y tareas que se necesitan llevar a cabo para poder completar el proyecto.
En 1965 se funda la International Project Management Association (IPMA), y después en 1969, nace en los Estados Unidos el Project Management Institute (PMI®). Cinco voluntarios fundaron el PMI® como una organización profesional sin fines de lucro dedicada a contribuir con el avance de la práctica, ciencia y profesión de administración de proyectos.
En 1984 se introduce la Teoría de las Restricciones por el Dr. Eliyahu M. Goldratt en su novela “The Goal” (La Meta). La Teoría de las Restricciones es una filosofía general de gestión que se orienta a ayudar a las organizaciones continuamente para lograr sus objetivos.
En 1987 se publica por primera vez la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK®) por el PMI® hasta la última versión en inglés de la guía PMBOK Guide, la quinta edición, que se liberó el pasado 31 de diciembre de 2012. Este cuerpo de conocimientos es referencia primordial para todos los vinculados al mundo de los proyectos actualmente y se ha convertido en un estándar global para la industria.
En 1989 se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE a partir de PROMPTII, en 1996 la Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno del Reino Unido publica PRINCE2® y es también en 2012 la aparición de la certificación PRINCE2® Professional
Con la globalización siempre vienen desafíos más grandes y la necesidad de aumentar la velocidad de salida al mercado de nuevos productos y servicios sin embargo, muchos países (principalmente de Latinoamérica) no hemos sido capaces de utilizar estructuralmente las herramientas descritas anteriormente..
Sin embargo deberíamos estar dispuestos a modificar o cambiar. La mayoría de las empresas creen que eso les generara un costo enorme, pero lo que no saben es que en realidad eso les reducirá sus costos enormemente, debido a que las metas propuestas en los proyectos serán alcanzadas y con el presupuesto requerido.
La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso pero principalmente a las metodologías que nos muestran las mejores prácticas.
Existe una necesidad de conocimiento y control de los proyectos y los recursos comprometidos en la organización.
La gestión de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, esto hace que los métodos de administración convencionales sean inadecuados. Por esta razón, la Gestión de proyectos es importante, y más con una metodología establecida, utilizando las herramientas necesarias y probadas que permitan el logro de las restricciones en tiempo, costo, calidad y alcance.
Todas las organizaciones que ofrecen productos y servicios tienen que cumplir con plazos y presupuestos. Si se quiere que los clientes estén satisfechos y que se les cumplan sus expectativas, no hay lugar para errores o retrasos, se necesitan realizar proyectos. Para seguir siendo competitivas, las empresas cada vez ponen en marcha más iniciativas para seguir mejorando los resultados de sus planes mediante la reducción de los plazos, el recorte de gastos y los controles de calidad. Para llevar a cabo estas iniciativas, se necesita personal calificado, procesos estandarizados y una tecnología superior, unificada y regida por una administración de portafolios de proyectos eficaz.
Fallas en los proyectos
Entendemos que la Gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el objeto de cumplir los requisitos del proyecto balanceado, alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad.
Si analizamos lo que considera David Nickson ( 2013) en su libro La gestión de proyectos catastróficos contra el PMBOK identificaríamos las siguientes deficiencias de la aplicación de la metodología o Gestión de Procesos según las 9 áreas de conocimiento, contra las fallas recurrentes en los proyectos catastróficos según David Nickson:
- Según Davis Nickson: “Información inadecuada. Este es el caso de los proyectos en los que el equipo no está al tanto de toda la información necesaria para llevar a buen término su misión”.
Situación que nos prevé y se puede resolver considerando la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto que son los procesos para garantizar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto de forma adecuada y oportuna
O también podría ser la falla en la Gestión del Alcance del Proyecto que es el proceso por el cual se obtiene la aceptación formal del alcance y entregables del proyecto por parte de los accionistas (“stakeholders”). Este proceso se desarrolla en el grupo de procesos de Monitoreo y Control en el ciclo de vida del proyecto.
- Según Davis Nickson: “Eventos externos. En este apartado se incluyen aquellos factores externos que están fuera del control del equipo del proyecto y de la empresa que lo patrocina: influencias políticas, cambios en la propiedad de las empresas, crisis internacionales o desastres naturales”
Situaciones que aborda la Gestión de los Riesgos del Proyecto que incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto
- Según Davis Nickson: “Objetivos confusos o equivocados. Muchos proyectos fallan porque no se definen unos objetivos claros; otros, porque los objetivos que se marcan están totalmente equivocados.”
Nuevamente podría ser la falla en la Gestión del Alcance del Proyecto
- Según Davis Nickson: Recursos insuficientes. La falta de recursos es una de las causas principales en la mayoría de los proyectos malogrados. Los recursos pueden ser insuficientes por falta de capital, por recursos humanos escasos o falta del equipamiento adecuado.
Situación que se controla en cierta medida con la Gestión de los Costos del Proyecto que describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado o bien con la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto que es el proceso que se encarga de hacer o comprar los productos, servicios o lo que sea necesario para la ejecución del proyecto
- Según Davis Nickson: Errores en la comunicación y la gestión. La planificación y las estimaciones son fundamentales en todo proyecto. Una vez hechas las estimaciones sobre el trabajo que hay que realizar, es necesario establecer quién las llevará a cabo, cómo y cuándo. Existen muchas técnicas de planificación disponibles –gráficos de Gantt, Pert, Wbs,…- que, en esencia, lo que hacen es identificar actividades (o tareas) a nivel individual, establecer su secuencia y asignar los recursos necesarios para ponerlas en práctica.
El PMBOK tiene identificadas áreas de concomimiento que se podrían aplicar a esta evitar estas fallas comúnes a traves de la gestion de estas areas de conocimiento como seria; Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.La Gestión del Tiempo del Proyecto que incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Se requiere Definir las actividades, Secuenciarlas, estimar los recursos de estas actividades, estimar la duración y desarrollar el cronograma. O bien la Gestión de la Calidad del Proyecto que determina responsabilidades, objetivos y políticas de calidad con la finalidad de satisfacer las iniciales del proyecto.
Nos orienta a implementar el sistema de gestión de la calidad por medio de políticas y procedimientos con actividades de mejora continua de los procesos del proyecto y es aplicable a todos los proyectos indistintos de la naturaleza de su producto.
También se podría apoyar esto con la Gestión de la Integración del Proyecto que son los conocimientos en el interior de los grupos de procesos de dirección de proyectos, donde se incluyen procesos, actividades que se necesitan para: Identificar, Definir, Combinar, Unificar y Coordinar
En resumen, una metodología de gestión de Proyectos, nos permitirá lograr el objetivo o finalidad de la misma que es Iniciar, Planificar, Ejecutar, Controlar y cerrar todas las tareas del proyecto a fin de obtener el máximo éxito con nuestro proyecto, así como disminuir considerablemente el riesgo de incumplimiento de las restricciones del proyecto séase en Costo, Calidad, Tiempo o Alcance.
En su caso, proponer el cierre de nuestro proyecto lo antes osible en caso de predecir fundadamente su inviabilidad, con las herramientas que la metodología nos proporciona.
Bibliografía
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