Al iniciar un proyecto visualizamos la misión por cumplir y sus objetivos, lo cual nos servirá de guía para el proceso de la Administración Profesional del Proyecto.

Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos

Primero, surge una iniciativa informal que evalúa la factibilidad del proyecto para después concretarla en una iniciativa formal. En este momento autorizamos el desarrollo del pro yecto para ser confirmado durante sus etapas tempranas.

A esta iniciativa le podremos llamar Acta constitutiva del proyecto y Yamal (1) le llama “Charter”. Éste es un documento que formaliza el inicio del proyecto y que revisaremos a continuación.

El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto.

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.

A continuación presentamos: Que es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

El acta de constitución de un proyecto documenta las necesidades del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

Siguiendo con la definición del acta de proyecto en la guía del PMBOK, el acta de constitución establece la relación de colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Cuando el proyecto es contratado externo, generalmente se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo, sin embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato con un ente externo suele comenzar con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.

Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para establecer acuerdos internos en el seno de la organización para asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.

¿Para qué sirve?

• Formaliza el inicio del proyecto.
• Asigna al Gerente y le otorga la autoridad y responsabilidad requeridas.
• Facilita que el Gerente y su equipo comprenda n el negado, el porqué del proyecto y sus riesgos (restricciones y supuestos).
• Documenta las expectativas para atenderlas.
• Capitaliza experiencias al revisar la información histórica relevante de proyectos anteriores de similar naturaleza.

¿Qué Incluye?

• Justificación y/o propósito del proyecto.
• Descripción del producto o servido que generará el proyecto.
• Entregables fina les del proyecto.
• involucrados clave y sus expectativas.
• Restricciones y supuestos.
• Información histórica re levante.
• Nombre y firma del Gerente del Proyecto y el Patrocinador.

¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto (Project Charter)?

La metodología PMI en la guía del PMBOK establece algunos de los puntos de debe incluir el Acta de constitución de un proyecto, como lo muestra la siguiente lámina:

 

Algunos de estos puntos son:

• Propósito o justificación del proyecto.
• Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
• Requisitos de alto nivel.
• Premisas (Supuestos) y restricciones.
• Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
• Los riesgos de alto nivel.
• Resumen del cronograma de hitos.
• Resumen del presupuesto del proyecto.
• Lista de los interesados (Stakeholders).
• Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien decide si tiene éxito o no, quien firma la aprobación).
• Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.
• Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?

El acta de proyecto se elabora a partir de las descripciones narrativas de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto y el caso de negocio que sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y procedimientos internos y los factores del entorno.

Para elaborarla, con frecuencia se hace uso del Juicio de expertos, en el cual distintas personalidades con conocimiento aportan su información, incluyendo:

• Las unidades organizacionales, consultores.
• Los interesados (clientes, patrocinadores, etc.).
• La oficina de gerencia de proyectos (PMO) de la organización.
• Entes externos como por ejemplo asociaciones profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.

 

Fuentes:  

Chamoun, Yamal. (2002). Cómo iniciar el Proyecto. En Administración profesional de Proyectos. La Guía (pp. 51-67). México: McGraw-Hilll

pmoinformatica, (Mayo 2018), «El Acta de proyecto y la guía PMBOK 6», Recuperado de http://www.pmoinformatica.com

 

Leer también

Cómo inicia un Proyecto

Aspectos básicos de la Gestión de Proyectos

Importancia de una plan de Gestión de proyectos

La triple restricción de los proyectos

Crear un Plan de Gestión del Proyecto efectivo

ley de Murphy y los Proyectos

Importancia del uso de Metodología en la administración de proyectos