Importancia de una plan de Gestión de proyectos

Gestión de proyectos es sinónimo de administración del cambio. El cambio rápido se ha convertido actualmente en un requisito esencial para la supervivencia de todas las organizaciones.

“Failing to plan, is planning to fail” «No planificar es planificar el fracaso»

Serán pocos los Gestores de Proyectos que no hayan dicho o escuchado esta máxima. Y es que sin duda, redactar un buen Plan de Proyecto es una tarea compleja que afecta directamente a su éxito o fracaso.

A grandes rasgos, podríamos definir el Plan de Proyecto como una hoja de ruta que recoge los aspectos fundamentales de la gestión de un proyecto (GE): procesos, tiempos, herramientas, sistemas de control, gestión de la configuración, del riesgo…

En definitiva, estructura diversos sub-planes que describen cómo se enfocará el proyecto para cada área de conocimiento.

De ahí la importancia de planificar de forma realista y de contar con los conocimientos y herramientas necesarios.

Historias de un Proyecto …….. sin gestión, por supuesto.. sin planeación.

¿Cuáles son los pasos a seguir en la definición de un proyecto? ¿Quiénes deben participar en ello?

La definición, que es la primera etapa de un proyecto, tiene por objeto:

Disipar el mayor número de incertidumbres con respecto al proyecto, sentando unas bases claras que permitan su planificación, y posterior ejecución y control.
Determinar formalmente con bastante aproximación las necesidades de recursos y fondos que va a requerir el proyecto.
Generar los elementos necesarios para poder tomar una decisión referente a continuar adelante con el proyecto, o bien descartarlo. Todo ello al coste estrictamente necesario.

En cuanto a los participantes, además del equipo de trabajo con expertos de la naturaleza del proyecto, deberán participar el sponsor del proyecto o cliente y aquellos departamentos que deban aportar recursos.

Cuanto mas avanza el ciclo de vida de un proyecto, sobre todo en la etapa de iniciación y planeación, mas se va disminuyendo la Incertidumbre.

¿Cuál es la parte más complicada en la planificación de un proyecto?

En general va a depender de la naturaleza del proyecto.

Como aspectos comunes a todos los proyectos suelen ser: la resolución de incertidumbres y la integración del plan de forma que sea coherente y eficiente.

Ciertamente todo es planificable, pero también hay cambios imprevistos, un entorno difícil de prever con certeza. ¿Cómo introducir estos problemas en la planificación?

Hay técnicas ya consolidadas que ayudan a abordar las incertidumbres, como el análisis de riesgos o el planteamiento de diversos escenarios. Estos últimos años han aparecido como las metodologías ágiles.

El éxito y el fracaso en los proyectos

A pesar de la creciente importancia por realizar proyectos, que además pueden ser cada vez más complejos, es inquietante observar el gran número de proyectos que no logran cubrir sus objetivos básicos.

En un estudio de 23,000 proyectos de aplicación, en 1998 se informó que solo 26% de ellos tuvieron éxito total, mientras que el 46% fueron cuestionados –es decir, terminaron, pero con presupuestos y/o tiempos mayores, con menos funciones que las designadas inicialmente- y 28% se consideraron un fracaso –estudio realizado por Grupo Standish, 1999-. Según el estudio, los proyectos fracasados representaron un costo cercano a los 75,000 millones de dólares en 1998.

Las cifras reveladas por el estudio de Standish son alarmantemente congruentes con otros estudios similares. Bouns –en 1998- informa que solo el 26% de los proyectos de tecnología de información terminaron a tiempo y dentro del presupuesto. Yeo -1999- informa que de los 200,000 proyectos puestos en marcha en 1999 en EU, alrededor del 31% se cancelaron o abandonaron antes de terminar; indica también que solo el 13% de los proyectos en sistemas de tecnología de información fueron considerados proyectos exitosos, mientras que solo el 16% de los proyectos de desarrollo de software terminaron a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Por qué tantos proyectos fracasan en el cumplimiento de sus expectativas?

Un estudio de Hughes -1986- muestra que hay tres factores principales:
Una falta de comprensión de las herramientas de la administración de proyectos y un exceso de confianza en el software para la AP
Problemas de comunicación
No se ajustan adecuadamente a los cambios que ocurren en el curso del proyecto
En el estudio se encontró que muchos responsables del proyecto pierden de vista el proceso global al concentrarse en el software de AP. Igualmente se encontró que muchos lideres de proyecto no recompensan las acciones de los colaboradores que mas contribuyen a las metas mas importantes.
El fracaso se presenta también cuando los responsables no comunican con efectividad las metas del proyecto y se centran en detalles poco importantes.
Por ultimo, una causa importante se presenta cuando los líderes del proyecto no se ajustan a los cambios que siempre se presentan durante la vida de un proyecto.
Para una buena administración, el responsable debe incorporar todos los cambios en los planes, el presupuesto y los programas actualizados de manera explicita y comunicar estos cambios a todas las personas relacionadas con el proyecto.

Factores cruciales para el éxito de los proyectos

Las conclusiones de Hughes coinciden con lo encontrado por otros investigadores sobre el tema, como la investigación realizada por Pinto y Slevin -1987-. Se encontraron 9 factores cruciales para el éxito de los proyectos: