¿Qué es la gestión de proyectos?

Muchos empiezan a gestionar proyectos porque son buenos para conseguir sus objetivos. Pero la gestión de proyectos es mucho más que mostrar tus habilidades organizativas y supervisar a los demás.

Implica aplicar tus conocimientos, usar varios recursos y técnicas para conseguir los objetivos de tu proyecto. Se puede resumir respondiendo a varios cuestionamientos cruciales.

La primera cuestión es:

Para que el proyecto tenga éxito, tienes que definir qué debes conseguir. Esa es la versión de Yogi Berra.

La segunda cuestión es, tanto si vas a solucionar algo, como si quieres aprovechar una oportunidad, tendrás que elegir entre varias estrategias. Cuando elijas tu enfoque, tienes que dar cuerpo a la solución cumpliendo con los requisitos, identificando las metas, definiendo el alcance del proyecto.

La siguiente cuestión es, necesitas un plan para terminar el proyecto. Debes identificar lo que hay que hacer, el tiempo necesario, los recursos, los costos. Al combinar esa información, podrás establecer un calendario de acción.

También tienes que definir cómo quieres que sean la comunicación y la gestión de los cambios, entre otros. Algunos proyectos parecen interminables, pero si no lo concluyes, alguien lo hará por ti, por eso también tienes que responder a esta cuestión.

Al definir los objetivos, los requisitos y los productos finales, ya sabrás responder, pero también tendrás que explicar los criterios del éxito: resultados cuantificables y medibles que muestran que el proyecto está completo como un certificado de habitabilidad o el lanzamiento de un producto al mercado.

Al llegar al final del proyecto, puedes responder la última cuestión: Muchas veces nos saltamos este paso. Todos queremos pasar al siguiente proyecto, pero tienes que reflexionar.

Cuestiónate: La gestión de proyectos consiste en responder preguntas sobre el proyecto.

¿Ves? No es tan difícil.

¿Qué necesitas para ser gestor de proyectos?

La percepción que se tiene de los gestores de proyectos es que se organizan bien y logran que se hagan las cosas. En realidad, cuentan con una amplia variedad de habilidades.

Un gestor de proyectos aprende habilidades técnicas específicas para la gestión de proyectos, como qué se incluye en el plan de proyecto, cómo se desarrolla y refina un programa de proyecto, y cómo se mide el rendimiento.

También cuenta con experiencia de negocios. Si eres gestor de proyectos asegúrate de que el proyecto vale la pena. Tienes que entender los negocios de tu empresa, qué hace y qué considera importante. Entonces verás si tu proyecto encaja en ella, y podrás tomar buenas decisiones para que sea un éxito para la empresa.

Para un gestor de proyectos la resolución de problemas es muy importante. Los proyectos nunca, repito, nunca salen como esperabas. Tienes que ideártelas para conseguir sus objetivos, y cumplir con el calendario y el presupuesto a pesar de los problemas que surgirán.

Una de las habilidades más importantes de un gestor de proyectos son las personales. En un proyecto trabaja gente de distintos grupos, departamentos e incluso empresas. Eres el líder del equipo, así que tienes que trabajar con todos para que el proyecto se cumpla y bien.

Por último, la característica más importante es un buen liderazgo. Tienes que inspirar a tus trabajadores, guiarlos para que hagan lo correcto, que asuman sus responsabilidades y motivarlos para que den lo mejor de sí. ¿Todo esto te parece interesante?

Como verás, conviene hacer un plan para desarrollar las habilidades necesarias y lograr un adecuado tu crecimiento personal y de las propias habilidades.

El ciclo de vida de un proyecto

La gestión de proyectos se puede clasificar en cinco grupos de procesos que ayudan a guiarlo con éxito de principio a fin. Estos son los cinco procesos según el Project Management Institute.

La iniciación consiste en el compromiso de empezar un proyecto. En esta fase se define el proyecto, y se estiman el alcance, los costos y los recursos. También se identifica a las personas involucradas y se trata de que todos concuerden en su percepción del proyecto. De aquí se pasa de aprobar a proceder. En la planificación tienes que analizar cómo vas a llevar a cabo el proyecto.

La planificación responde a las preguntas: ¿Qué vamos a hacer? ¿Cómo vamos a hacerlo? Y ¿Cómo sabremos que hemos acabado? Al finalizar esta planificación es el momento de buscar la aprobación para lanzar el proyecto. Los siguientes dos pasos consisten en realizar el proyecto.

El proceso de ejecución comienza con el lanzamiento del proyecto. Después se forma el equipo encargado. Presentas a los miembros, les das tiempo para situarse y explicas las reglas que se seguirán. A continuación, todos pasan a desempeñar las tareas identificadas en la planificación.

Tu siguiente responsabilidad es supervisar y controlar el proyecto para ver si se cumple lo previsto, y si no es así, reencaminarlo.

El proceso de cierre es breve pero importante. El cliente acepta oficialmente que el proyecto está terminado. Documentas el desempeño del proyecto, recopilas lo aprendido, cierras contratos y liberas los recursos para sus próximas tareas.

Gestión de proyectos tradicional vs. iterativa y ágil

Revisemos las dos metodologías comunes de la gestión de proyectos y cual podría ser mejor según el proyecto.

YA revisamos rápidamente los cinco tipos principales de procesos de la gestión de proyectos. Cuando ocurre uno detrás del otro, tenemos la gestión de proyectos tradicional, el modelo en cascada. Este modelo funciona bien cuando la meta y la solución del proyecto están bien definidas. y el alcance y los resultados son claros.

Como sabes bien qué hay que hacer puedes pasar por cada proceso una sola vez. Cuanto más sepas sobre el proyecto, mejor funcionará el modelo en cascada. Los proyectos sencillos con poca incertidumbre son buenos candidatos, porque sabes qué hay que hacer y cómo manejar las situaciones que surjan.

Si el equipo conoce la tecnología que se utiliza, será productivo, porque conocerá de antemano los problemas que podrían aparecer y cómo solventarlos. Un equipo que ya haya trabajado en proyectos similares puede ser más productivo, porque conoce el trabajo y la tecnología, y sabe cómo prevenir problemas comunes.

Sin embargo, en muchos proyectos no sabes cómo va a ser la solución, y tienes que definirlas sobre la marcha. Para ese tipo de proyecto necesitas un modelo distinto. En la gestión de proyectos iterativa y ágil, se utilizan iteraciones para ofrecer soluciones parciales, pero de calidad de producción, en intérvalos regulares.

Con este modelo, el cliente obtiene antes un valor del proyecto; además, el cliente puede dar «feedback» para cada parte entregada y eso mejora la solución definitiva. En los proyectos iterativos y ágiles, el cliente debe involucrarse más que en los proyectos tradicionales.

Los equipos suelen ser más pequeños y cuentan con más experiencia, así que trabajan con menos supervisión. En la iniciación y la planificación, se define el objetivo global del proyecto, y se elabora el plan general para conseguirlo.

En este modelo de gestión, lo siguiente es definir un plan detallado para cada iteración. La ejecución es más fácil, porque trabajas en una iteración por vez, además, como los equipos son más pequeños y capacitados, es más fácil que todos estén de acuerdo. Con los proyectos iterativos y ágiles, puedes supervisar y controlar el proyecto más de cerca, y te comunicas más rápido y con más frecuencia.

Por último, cada iteración tiene su propio proceso de cierre y aceptación del producto final. Cuando la iteración final se acepta, tienes que hacer lo necesario para cerrar el proyecto global, puedes decidir cuál es el mejor modelo para tu proyecto durante la fase de iniciación, cuando sepas si tu solución es clara o no.

Lo que Necesitas Saber sobre Gestión de Proyectos

Fuente:

Biafore, Bonnie. (2016). “Fundamentos de la gestión de proyectos”