Lo primero que se necesita, comprender el “qué y el por qué” de un proyecto, esto  permite establecer las metas y objetivos específicos; así como las tareas que deben ejecutarse y cómo estas deben llevarse a cabo.

Definir los objetivos

Una vez sabemos el motivo del proyecto debemos definir y acordar sus objetivos con los promotores e interesados de este. Tener estos objetivos definidos y acordados con el sponsor del proyecto o el cliente permite confirmar que entendemos lo que el proyecto debe hacer; evitando problemas de aceptación al final. Sera importante que la definición de estos siga el criterio de ser SMART. Es decir, ser específico, mensurable, alcanzable, realista y completado en un plazo definido.

Criterios de aceptación

Un proyecto tiene éxito cuando consigue la satisfacción de los usuarios finales, y estos aceptan el producto, servicio o proceso, los usuarios finales podrían ser los clientes o la misma organización.

Para conseguir esta satisfacción es importante, no solo definir bien los objetivos, sino también las expectativas y criterio de aceptación de estos usuarios.

En definitiva, al definir el alcance debemos intentar que los objetivos estén en sintonía con brindar los resultados esperados a quienes sean sus usuarios finales, tanto de forma objetiva como subjetiva.

Identificar restricciones que afecten al alcance

Ya  definido el alcance, mediante los objetivos, se debe analizar las restricciones que existen, las cuales pueden implicar que conseguirlos sea más difícil, condicionar las tareas o el plazo, o en un extremo impedirnos conseguir el objetivo si este no es realista en base a las restricciones.

Las restricciones pueden estar causadas tanto por factores internos como y externos. Comunicar estos problemas al equipo y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para superarlos, nos permitirá definir acciones para conseguir el éxito del proyecto.

Planificación de los recursos

Además de los objetivos del proyecto, también se necesita saber qué recursos se tendrá a la disposición. En la gestión de proyectos, un recurso puede ser cualquier cosa, desde el presupuesto del proyecto hasta la disponibilidad laboral del equipo. Un plan de gestión de recursos establece qué recursos se tienen disponibles para el proyecto y cómo se utilizarán.

Se debe planificar el  definir el plan de gestión de recursos antes de crear el alcance del proyecto. De esa manera, se sabrá exactamente qué recursos se tienen disponibles al momento de redactar la declaración del alcance del proyecto y se podrá ajustar el alcance en función de dicha disponibilidad.

Crear un borrador de la declaración del alcance de tu proyecto

Dependiendo de la complejidad del proyecto, la declaración del alcance puede redactarse de diferentes maneras: puede ser una lista con viñetas, un párrafo más detallado o una declaración de trabajo (SOW) completa. Independientemente de su extensión, la declaración del alcance debe establecer cuáles son los objetivos del proyecto e indicar qué se abordará en el proyecto y qué no.

Si se necesita ayuda para definir el alcance, se puede apoyar al responder a estas preguntas:

• ¿Por qué estamos trabajando en este proyecto? ¿Cuáles son nuestros objetivos y entregables finales?
• ¿Cuáles son nuestras limitaciones? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cuántos empleados y recursos tenemos disponibles? ¿Qué miembros del equipo trabajarán en este proyecto?
• ¿Cuáles son las fechas de los entregables? ¿A qué cronograma debemos ceñirnos?
• ¿Qué elementos se encuentran fuera del alcance?

Obtener la aceptación y aprobación de los involucrados clave

Antes de aprobar la declaración del alcance del proyecto, asegúrate de obtener la aceptación de todos los participantes del proyecto. Esto te brinda la oportunidad de realizar los ajustes finales, reconsiderar los objetivos de tu proyecto y decidir qué forma parte del proyecto y qué no. Ya con el tu proyecto en marcha, será más difícil cambiar cualquier elemento de la declaración del alcance. Por lo tanto: es conveniente asegurarse de comunicar el alcance del proyecto a todos los involucrados.

Compartir la declaración del alcance del proyecto con el equipo

Una vez que los principales involucrados hayan visto y aprobado el alcance del proyecto, es indispensable compartirlo con el equipo del proyecto y asegurarse de que el equipo cuente con un lugar central donde pueda acceder a todo el trabajo, como una herramienta de gestión del trabajo.

La declaración del alcance del proyecto es una gran herramienta para garantizar que el proyecto avance según lo planificado y tenga éxito. También es una excelente manera de apoyar al equipo del proyecto y evitar el agotamiento. Sin embargo, el alcance del proyecto solo es útil si se ha comunicado de manera eficaz.

Es importante asegurarse de compartir el documento del alcance del proyecto al inicio del mismo y de consultarlo con frecuencia durante el transcurso del proyecto.

La declaración del alcance del proyecto

Una declaración del alcance del proyecto (project scope statement en inglés) es una herramienta muy útil para definir los límites y los resultados esperados del proyecto, así como identificar las restricciones, suposiciones y factores claves de éxito.

El alcance del proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la triple restricción del proyecto: el plazo y el costo. Por ello es imposible definir estos sin haber definido y cerrado previamente el alcance que debemos entregar.

¿Qué es la declaración del alcance del proyecto?

La declaración del alcance del proyecto es el documento que define formalmente el alcance que debe entregar el proyecto, el cual debe estar acordado con todos los interesados y aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto.  Normalmente este documento se compone de los siguientes apartados:

• Descripción del proyecto: descripción breve o resumen del proyecto
• Entregables del proyecto: una lista específica de los productos o documentos producidos por el proyecto
• Criterios de aceptación: factores críticos de éxito y criterios que se usarán para aceptar los entregables del proyecto
• Exclusiones del proyecto: entregables o paquetes de trabajo que están fuera del alcance del proyecto
• Limitaciones del proyecto: las limitaciones identificadas y definidas para los resultados, plazos, recursos, y/o físicas o técnicas
• Suposiciones del proyecto: que supuestos se han tomado como verdaderos para realizar la declaración del alcance.

Aunque es un documento importante en proyectos de gran envergadura, no debemos caer en la tentación de excedernos en su longitud. Si podemos definir los puntos anteriores en una sola página, mejor que hacerlo en varias. Esto no solo facilita la lectura y permite resaltar los puntos importantes, sino que facilitará la modificación de este documento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Descubre qué es un proyecto y cómo gestionarlo con éxito

Bibliografía:

Martins J. (18 de Dic del 2022). “La guía rápida para definir el alcance de tu proyecto en 8 pasos”. Recuperado de: https://asana.com/

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017.

Recursos en Proyecto Management. (sf). “Alcance del producto vs alcance de proyecto”. Recuperado de: https://www.recursosenprojectmanagement.com/