Qué es la EDT del Proyecto

La EDT del Proyecto es una descomposición jerárquica del Proyecto, orientada al entregable y relativa al trabajo que será ejecutado por el Equipo del Proyecto. Buscamos lograr los objetivos y crear los entregables requeridos.

Esta herramienta tan importante nos puede llevar al éxito del proyecto, o al fracaso, si no la hemos desglosado y estructurado adecuadamente el proyecto.

La EDT no es una lista de tareas, es una descomposición diferenciada orientada a los entregables del proyecto. El cliente evaluara el trabajo del Director de proyectos a través de los entregables que se van finalizando y se le van presentando.

PMI define la EDT de la siguiente manera: “La EDT es una descomposición jerárquica orientada al entregable, relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto, y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto. (Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Guía del PMBOK- Cuarta edición).

No hay una regla fija, ni un diseño establecido para hacer una EDT, pero si es necesario que en su creación intervenga todo el equipo de proyecto, dividiendo el trabajo en paquetes de trabajo (PT) y estableciendo niveles, es decir, en la EDT se muestran tanto las tareas que se deben realizar como responsables de esas tareas.

Conceptos básicos en relación a la EDT del Proyecto

Aquellos concepto que debes conocer para poder entender como realizar una EDT.

Qué es un entregable del Proyecto. Un entregable es un producto, un servicio o un resultado, hacia el que están orientadas todas las tareas del Proyecto. Es lo que se pretende conseguir con la ejecución del proyecto.

Los entregables se consiguen a través de la realización de tareas. Cuando hemos entregado los entregables a nuestro cliente y lo ha aceptado, ha concluido el Proyecto.

Qué es la EDT del Proyecto. Lo primero que debe entender el gerente de proyectos es que la EDT no es una lista de las tareas del Proyecto.

La EDT del proyecto es, una descomposición jerárquica de todas las tareas que hay que realizar para terminar con éxito el Proyecto.

Para qué sirve la EDT. La EDT permite conocer mucho mejor el proyecto. Permite controlar mejor el proyecto, tanto al project manager como a todos los actores interesados.

Un Proyecto sin EDT. La EDT del Proyecto es imprescindible en Project Management. Sin ella el proyecto tardará más, los riesgos serán mucho mayores y estarán peor controlados y tendrán más probabilidad impactar negativamente en el proyecto.

La EDT y su influencia en el Coste del Proyecto. La EDT permite al equipo de proyecto conocer mejor que entregables debemos realizar en el proyecto. Esto es sumamente importante, porque son los entregables los que demandan más recursos, y los recursos llevan aparejados costes El costo de los entregables es un reflejo del costo del proyecto.

Qué dicen ISO y PMI de la EDT. Dicen que la Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto es una descomposición jerárquica, orientada al entregable del proyecto y relativa al trabajo que hay que realizar para conseguir esos entregables, Opinan que debe que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y que es muy útil para crear los entregables requeridos por el cliente.

Como se realizan los entregables. El equipo de proyecto ve, analiza y conoce como se van a realizar los entregables, esto lo hace a través del conocimiento de las tareas que son necesarias para su ejecución. Esta visión ” a vista de pájaro” de todas las tareas necesarias para llevar el proyecto a buen termino confiere seguridad  y eficacia a la dirección del Proyecto.

Divide y vencerás. La EDT divide el trabajo en componentes pequeños. La EDT del proyecto divide el trabajo necesario para realizar los entregables del Proyecto en paquetes de trabajo, estableciendo estos trabajos por niveles para una mayor eficacia en su gestión y ejecución.

Cada nivel descendente. Representa una definición, cada vez más detallada, del trabajo del proyecto hasta llegar al nivel más bajo. Un ejemplo de estructura es; paquete de trabajo/tarea/subtarea o actividad del Proyecto.

La satisfación del cliente. La EDT del Proyecto desglosa el Proyecto en piezas más pequeñas y más manejables. Esto facilita que los entregables del Proyecto se entregan dentro de  la estructura del Proyecto, tal como ha sido acordado con el cliente.

Las tareas y su responsables. También determina las responsabilidades hacia esas tareas dentro del proyecto. La EDT indica quién es el responsable de cada tarea dentro del Proyecto. Permite identificar rápidamente a ese responsable de la tarea ante cualquier contingencia.

La EDT del Proyecto y su influencia en el Pan de Dirección de Proyecto. Permite mejorar el Plan de Dirección de Proyecto haciendo que la ejecución del Proyecto sea mas fácil y con menos riesgo. Nos muestra como se relaciona un entregable del Proyecto con otro, su secuencia, su cadencia, su importancia, et. La EDT del proyecto es el camino, la hoja de ruta hacia el éxito del proyecto.

Trabajos Productivos y Directivos: Es muy importante tener en cuenta aquellos trabajos que no son productivos, que no van dirigidos a la generación de un entregable, pero que son necesarios para la dirección y cierre del Proyecto en si mismo. Estos trabajos se denominan directivos.

El alcance de la EDT del Proyect

Una EDT atractiva es más eficiente. Podemos poner códigos de colores por niveles, podemos poner la denominación de la tarea, la fecha de inicio, la fecha de finalización, el número estimado de días, etc.

Averiguar los esfuerzos que van a ser requeridos. En la EDT identificamos y definimos todos los esfuerzos requeridos para completar el Proyecto a través de las tareas necesarias para su realización.

Averiguar los responsables de las tareas. Asignamos responsabilidades en el Proyecto. Recordemos que cada tarea está asociada con su responsable con lo que creamos una red de responsables perfectamente identificados.

Establecemos un cronograma de proyecto. Las tareas requieren de un tiempo, de una secuencia y de una relación determinada entre ellas. Por lo tanto,  la EDT del Proyecto nos mostrará el tiempo necesario para su realización y finalización.

Determinar un Presupuesto. Obtenemos un presupuesto para el proyecto porque cada tarea lleva aparejada un coste. La unión de estos costes, junto con otros costes dentro del proyecto, determinará el presupuesto del proyecto.

La EDT es de máxima utilidad. Por todo lo visto la EDT nos servirá de base para:

• el control de los costes del proyecto.
• conocer los recursos requeridos para completar el proyecto con éxito.
• establecer y controlar el cronograma del proyecto.
• conocer y controlar mejor los riesgos del proyecto.

La EDT es un referente permanente durante todo el proyecto

No hay una estructura de EDT mejor que otra. En principio usaremos la que, en base a nuestra experiencia como Gerentes del Proyecto, consideremos más adecuada y lógica.

Un referente para el proyecto. Lo más importante es no olvidar, al implementa la EDT, que nos tiene que servir de referente permanente. En base a esto tenemos que implementarla. Debe estar bien enumerada, o el equipo de proyecto puede llegar a perderse.

Todo lo que se planifica en un Proyecto es para ser ejecutado. Por lo general, la EDT no tiene que tener más de 5 niveles. Tened en cuenta que es un instrumento de trabajo y tiene que ser bien entendida por nuestro equipo.

Un excesivo deseo de definición puede ser perjudicial para el Proyecto. No se pueden hacer 15 niveles, tal vez sobre el papel será una EDT bien estructurada y clarificadora pero, en la práctica, no será operativa y no podrá ejecutarse. Carece de sentido realizar planificaciones que no sean operativas en la fase de ejecución del Proyecto.

Hacer una EDT del Proyecto atractiva. La limpieza y la elegancia van unidas a la eficacia siempre, por ejemplo, podemos poner códigos de colores por niveles. Una EDT realizada con elegancia y cariño será muy visual y fácilmente entendible. Así identificaremos las tareas y su información relevante con un simple golpe de vista.

Nunca olvidar las fechas. Todo en el Proyecto es identificable y medible. La fecha de inicio y la fecha de finalización delimita,  tanto a la propia tarea, como a su relación temporal con las demás tareas del proyecto.

Otros valores de utilidad. Por ejemplo, podemos poner en la EDT un número estimado de días de cada tarea. En general usaremos todo aquello que consideremos conveniente para su correcta lectura e interpretación.

Generalmente un proyecto da como resultado un único producto y/o servicio. Pero ese resultado puede ser un sistema complejo con muchos componentes. Cada componente tiene su propio alcance separado y que es interdependiente del alcance del sistema general de proyecto. Otra vez vemos la complejidad y la razón por la cual la Dirección de Proyectos se ha convertido en una profesión.

Los gerentes de proyectos con experiencia. Es muy habitual establecer una biblioteca para obtener modelos de EDT del proyecto adecuados. Cuando tengamos un proyecto nuevo tiraremos de la EDT de un proyecto similar que nos haya resultado adecuada.

El Peligro de la EDT del Proyecto. Si no es correcta, si no es exacta, si la EDT no es realista, se convierte en peligrosa. Vamos a considerar verdadero y aplicable al proyecto aquello que no lo es. La EDT del Proyecto debe ser creada con la ayuda del equipo de Proyecto. Si no está consensuada, si no es realista, la EDT no sirve para nada

El Director del Proyecto identifica el producto final. Si no tenemos perfectamente identificado el producto a entregar con la realización del Proyecto, el alcance del Proyecto, será imposible identificar que tareas son necesarias para conseguirlo.

Definir los paquetes de trabajo. 

Una vez identificado el entregable del proyecto, el director del proyecto define los paquetes de trabajo principales del proyecto. Aquellos paquetes de trabajo que son necesarios para poder conseguir el alcance de proyecto identificado y consensuado con los actores interesados.

Podemos estructurar, por ejemplo, en primera instancia, 5 paquetes de trabajo, uno de gestión y 4 técnicos. Importante!!, debemos considerar todos los trabajos necesarios, todos!.

Descomponer los paquetes. 

El director del proyecto sigue descomponiendo los paquetes de trabajo del Proyecto hasta llegar al nivel adecuado de detalle. Es aquel nivel que sea sensato y manejable, que sea operativo y ajustado a la realidad del proyecto.

La experiencia del Director del Proyecto. Puede ocurrir que conforme vayamos descomponiendo necesitemos más niveles,  pero no podemos hacer una secuencia indefinida de paquetes de trabajo. En esto la experiencia del gerente del proyecto y su conocimiento de anteriores proyectos juega un papel fundamental.

En caso de no poseer ese conocimiento, es muy recomendable consultar con alguien con más experiencia.

Coste y tiempo. 

El director del proyecto descompone los paquetes de trabajo del proyecto hasta el nivel de detalle final. Descomponemos los paquetes de trabajo en tareas y estas a su vez en actividades. Así llegamos al punto de detalle en el cual el coste asignado al paquete  y el cronograma asignado son fiables y permiten un seguimiento eficiente.

¿Se ha entendido?.

Hemos descompuesto hasta que la propia descomposición nos ha facilitado al información de coste y tiempo que requerimos. Ahí lo sensato es detenerse.

Según la ISO 215o00 conviene subdividir las tareas hasta un nivel de detalle que identifique la secuencia, el paralelismo y las relaciones de precedencia.

Como recomienda el PmBok dividir la EDT del Proyecto

Los Gerentes de Proyecto subdividiremos las tareas del Proyecto hasta un nivel de detalle que identifique la secuencia, el paralelismo y demás relaciones de precedencia entre las actividades. Estas actividades componen un flujo lógico de ejecución del Proyecto.

Técnica, intuición y experiencia. Es como la sal en las comidas. Según cocinamos un plato probamos la comida y nos va pidiendo, o no, más sal. Esto es parecido, cuando vemos que la subdivisión que tenemos ya nos facilita información adecuada sobre el Proyecto, sobre el coste, el tiempo, la relación entre tareas, etc, entonces, debemos dejar de subdividir.

Criticidad de la tarea en el proyecto. En la medida en que una tarea sea crítica para el Proyecto, porque es la entrada a otras tareas, o porque de su salida depende la continuación de la ejecución del Proyecto, esta tarea deberá ser definida en términos de unidad de obra. Solo debemos quedarnos con la idea de que hay tareas que, por su importancia, son susceptibles de ser tratadas de forma especial.

¿Por qué no profundizados en ello?. Porque si la EDT del Proyecto está bien hecha, la criticidad de esa tarea estará perfectamente reflejada dentro de la EDT, en tiempo y responsable. No tenemos necesidad de realizar nada extra a una EDT convencional pero correctamente realizada.

La EDT del Proyecto como elemento de comunicación 

Cuando realizamos la EDT, no debemos perder de vista, que como resultado debemos obtener una representación gráfica y muy visual.

Un mapa del Proyecto. Debemos entender la EDT como un elemento de comunicación visual. Debe permitirnos, como Directores y máximos responsables del Proyecto, en un solo golpe de vista, saber en qué lugar del proyecto nos encontramos.

El equipo de proyecto. Con esa representación gráfica, el equipo de proyecto, tendrá claro quien es el responsable de cada actividad y cuando empieza y cuando acaba esa actividad.

Qué información debe contener la EDT del Proyecto

De nuevo nos encontramos ante el Director del Proyecto y su “libertad de cátedra”. El contenido de la EDT depende de muchas cosas. Aquí vamos a enunciar el contenido que consideremos imprescindible.

La EDT debe contener:

• el alcance del Proyecto.
• el nombre de la actividad del Proyecto.
• lo que queremos con esa tarea del Proyecto del Proyecto.
• la fecha de inicio y fecha de finalización.
• el responsable de cada tarea del proyecto.
• el presupuesto asignado a cada tarea del Proyecto.

El presupuesto del Proyecto. En muchas normas en Dirección de Proyectos nos dicen que para poder hacer una buena EDT se debe incluir el presupuesto. Tened en cuenta que el presupuesto tiene que ser calculado en base a la EDT del Proyecto y no al revés.

 ¿Dentro de una EDT tiene que estar el presupuesto del Proyecto?: Pues depende, unos lo ponen, otros no. Aun sabiendo que los estándares (PMI, ISO21500) lo indican, muchos no lo ponen. Nosotros pensamos que no es algo que de información al equipo de Proyecto. Pero si es importante tener en cuenta que la EDT  nos tiene que servir como un elemento de control cuando hagamos el  valor ganado.

Aplicación de la regla del 100% a la EDT del Proyecto y la cuenta de control

PMI establece que la EDT incluye el 100% de las obras definidas en el Proyecto. La EDT captura todos los entregables, incluyendo los necesarios para la gestión del propio Proyecto.

Qué es la regla del 100%. La regla se aplica a todos los niveles de la EDT del Proyecto. Nos dice que la suma de los trabajos de “los inferiores” debe ser igual al 100% de la obra representada por su “superior”.

No olvidemos que estamos en una estructura jerárquica  y desglosada.

Cumplimiento de la regla del 100%. La mejor manera de cumplir la regla del 100% es definir los elementos de la EDT del Proyecto en términos de resultados o entregables.

Esto asegura que la EDT del Proyecto no sea demasiado prescriptiva en los métodos.

Permitiendo una cierta libertad de iniciativa y personalización por parte de los participantes en el Proyecto.

Una cuenta de control es un punto de control de gestión donde se produce la integración entre el alcance, el presupuesto, el coste real y el cronograma y se mide su rendimiento conjunto. Cada cuenta de control puede incluir uno o mas paquetes de trabajo, pero cada paquete de trabajo solo puede estar asociado a una única cuenta de control. cada cuenta de control suele estar asociada a una unidad de la organización o a un proveedor externo.

Una cuenta de control EDT sirve para controlar la gestión en un punto donde se produce la integración entre el alcance, el presupuesto, el coste real y el cronograma y medir su rendimiento conjunto. Estos puntos o cuentas de control se colocan en componentes específicos de la EDT por algún motivo concreto, como subcontratas, elementos de tecnología compartida. Cada cuenta de control puede incluir uno o más paquetes de trabajo, pero cada paquete de trabajo solo puede estar asociado a una cuenta de control. Cada cuenta de control suele estar asociada a una unidad de la organización o a un proveedor externo.

Cual es el nivel de desglose óptimo de la EDT

¿Por qué divido la EDT del Proyecto?, porque es muchísimo más fácil organizar el Proyecto y entenderlo por partes que entender el alcance del Proyecto en su globalidad. Esto forma parte de las técnicas de divide y vencerás utilizadas en otros muchas ramas del saber.

Como norma general. Para hacer la EDT del proyecto partimos de lo que es más esencial y lo vamos estructurando por niveles. Cuando un proyecto se ha descompuesto en elementos que tiene alrededor de 40 horas de trabajo no hay necesidad de descomponerlo más (Michael D. Taylor).

La regla de 40 horas. Se basa en una semana laboral de 40 horas. La mayoría de los diagramas de las EDT del Proyecto no son simétricos, llegando algunas ramas al nivel 3 mientras que otras llegan al 6. Una EDT está suficientemente descompuesta cuando el elemento representa el 4% del total del proyecto, ya sea en tiempo o en coste (Gary Heerkens). Dentro de un nivel un humano puede gestionar sin restricciones de atención o memoria entre 5 y 10 elementos. Una vez superada esa cifra puede que haya que considerar la creación de otro nivel dentro de la EDT del Proyecto.

El número de niveles de la EDT del Proyecto. Dependerá de la complejidad y alcance del proyecto. Como norma  general el desglose no debe superar los 6 niveles. Si el resultado fuera un número superior hay que plantearse la creación de subproyectos.

Un número excesivo de niveles en la EDT del proyecto. Dificulta el seguimiento y control del proyecto. Se estima que cada responsable debe programar en detalle no más de 2 ó 3 niveles.

La EDT y su relación con los grandes y pequeños entregables.

• Cuanto más arriba (hacia los abuelos) más grande es el entregable. Esto es lo que se llama una estructura orientada a los grandes entregables del producto (delivered oriented).
• Los pequeños entregables, normalmente, están en el Diccionario de la EDT del Proyecto y, los grandes entregables, están en las cajas.
• Cuando el Director de Proyecto ve una EDT del Proyecto orientada por grandes productos a entregar, ve todo lo que hay que hacer en el proyecto.

Las buenas prácticas en Dirección de Proyectos dicen:

• Arriba los grandes entregables del Proyecto.
• Abajo los paquetes de trabajo del Proyecto.
• Más adelante, en otro Post del Master en Dirección de Proyectos, veremos como los paquetes de trabajo del Proyecto se romperán por actividades del cronograma del Proyecto.

Los paquetes de trabajo del Proyecto son el último nivel de la EDT del Proyecto:

• Este nivel va a ser desglosado, pero las actividades de trabajo en las que se desglose no forman parte de la EDT.
• Luego veremos que la EDT del Proyecto, el diccionario de la EDT del Proyecto y el enunciado del alcance del Proyecto  constituyen la línea base del alcance del Proyecto.
• Esto es lo que se pacta con el cliente del Proyecto, con el cliente se pacta hasta el diccionario de la EDT del Proyecto, pero no se pacta el rompimiento de los paquetes de trabajo, nuestro cliente quiere resultados no saber como vamos a conseguirlo, ese es nuestro trabajo.

Como numerar la EDT del Proyecto

Es común que los elementos EDT sean numerados secuencialmente con objeto de indicar su posición relativa dentro de la estructura jerárquica

Acrónimos: NO numerar el nombre del Proyecto, poner un acrónimo.

1º Nivel: Paquete de Trabajo del Proyecto: (PT.1, PT.2,….o WP1, WP2,…)

2º Nivel: Tarea del Proyecto: T.1.1, T.1.2, T.1.3,…..

3º Nivel: Actividad o subtarea del Proyecto: t.1.1.1, t.1.1.2, t.1.1.3,…

Entregables: Incluir los entregables del Proyecto en cada PT.

Hitos: Incluir los Hitos del Proyecto como puntos de control, no es necesario uno por cada entregable del Proyecto.

El objetivo del Proceso de Monitorear y Controlar los Trabajos del Proyecto es conseguir diversos informes de rendimiento de los trabajos del proyecto que nos ayuden a adoptar acciones correctivas, o preventivas, para mejorar el rendimiento de cualquier trabajo a realizar en el proyecto.

El diccionario de la EDT del Proyecto

El Diccionario de la EDT es un documento que acompaña y respalda a la estructura de desglose del trabajo y describe el contenido detallado de cada uno de sus componentes. Se contemplan elementos como el código de cuenta, descripción del trabajo a realizar, productos entregables, supuestos y restricciones, unidad responsable, hitos, etc.

Es una autorización del trabajo. Se crea para informar a los miembros del equipo de proyecto sobre cuando van a iniciar su labor en el Proyecto. Informa sobre los hitos del cronograma del proyecto y sobre el detalle de las tareas del proyecto.

Mecanismo de control. Se utiliza para controlar el trabajo y el alcance del proyecto. Sirve para conocer el esfuerzo necesario para realizar cada trabajo del Proyecto.