Diferencia entre la wbs o edt y la lista de actividades o El cronograma de un Proyecto

Confusiones típicas que tiene la gente sobre la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) o WBS por sus signas en inglés (Work Breakdown Structure).

Una de esas cuatro confusiones tiene que ver con confundir a la WBS con la lista de tareas o actividades. Se le ha preguntado a algunas personas “¿sabes lo que es la WBS? y muchas veces, la respuesta que obtenida es “A si! la lista de actividades!”……dejando en evidencia que no entienden el concepto de la WBS o que sólo han escuchado del mismo, seguramente en la teoría, pero que no es una herramienta que usen en sus proyectos en la vida real.

La WBS y la lista de tareas son totalmente diferentes. Es distinto su propósito, el momento en el que se realizan, entre otros.

Para comenzar, la WBS se realiza antes de la lista de tareas o del cronograma. Es más, la WBS es una entrada al proceso de Definir las actividades del cronograma del proyecto.

Por otra parte, la WBS corresponde a la gestión del alcance del proyecto, mientras que la lista de actividades y el cronograma corresponden a la gestión del tiempo del proyecto.

La WBS define todo el trabajo que entregará el proyecto, y la lista de tareas y el cronograma, definen las tareas que se necesitarán para entregar cada componente o paquete de trabajo de la WBS.

La EDT tiene que ver con el QUÉ del proyecto, mientras que el cronograma tiene que ver con el CÓMO y con el CUÁNDO.

Como hacer la lista  de actividades o cronograma

En esta parte, tratamos los pasos principales para hacer el cronograma de un proyecto según el enfoque tradicional, lo cual forma parte del proceso de planificación de proyectos. Los contenidos de este artículo pretenden dar una visión general del proceso, dejando para otros artículos los detalles. Para llevar a cabo lo explicado, te recomendamos usar un programa de planificación.

Requisitos

Para poder empezar a hacer el cronograma es necesario tener la Work Breakdown Structure (¿Qué es la WBS?) del proyecto, la cual descompone el alcance en paquetes de trabajo unitarios, y da una imagen completa del trabajo a realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.

Consideraciones generales

Proceso cíclico: para hacer el cronograma debemos seguir un proceso que requiere de diferentes iteraciones, ya que está influenciado por el resultado de la planificación de ostros aspectos del proyecto (riesgos, recursos, etc.), y por las limitaciones existentes.

Proceso por fases: no siempre es posible hacer el cronograma en detalle de todo el proyecto, lo que implica que se deberemos realizar una planificación por fases. En esta, la planificación en detalle de cada fase se realiza al comienzo de la fase, usando la información que va creándose a medida que avanza el proyecto.

Consensuado y aceptado: es importante hacer el cronograma  junto con expertos y el equipo del proyecto, ya que estos son los que mejor saben cuánto se tarda en efectuar una determinada tarea. A parte, hacer el cronograma cojuntamente con el equipo facilita su aceptación y compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su cumplimiento.

Nivel de detalle del cronograma: ¿Tiene sentido que un proyecto de 2 años de duración se planifique en segundos? ¿Y que uno de 5 días se planifique en semanas? Claramente no. ¿Pero cuál es la unidad de tiempo adecuada a considerar en el cronograma? En algunos textos se recomienda que la unidad de tiempo del cronograma sea del orden del 2-3% de la duración total.

Pasos principales

Crear la lista de actividades: a partir de los paquetes de trabajo unitarios definidos en la Work Breakdown Structure (¿Qué es la WBS?) se pasa a definir las tareas necesarias para completar cada uno de ellos. Es recomendable que la definición de las tareas se haga junto con expertos o el equipo del proyecto.

La diferencia entre la WBS y la lista de actividades que creamos en este paso es que la primera muestra la descomposición del alcance (él QUE), y la segunda las tareas necesarias para completar este alcance (él COMO). Aunque ambas están estrechamente relacionadas, pueden haber diferentes formas de llegar a un mismo objetivo, así mientras el alcance es fijo y un compromiso del proyecto (WBS), las tareas no lo son.

Crear diagrama de actividades: una vez definidas el conjunto de tareas que componen el proyecto, estas deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. De esta forma las tareas pueden ordenarse según cuatro tipos de relaciones

• Fin – Comienzo: la segunda tarea no puede empezar hasta que acaba la primera. Es la relación más habitual.
• Comienzo – Comienzo: la segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera.
• Comienzo – Fin: la primera tarea comienza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, respecto al final de la segunda.
• Fin – Fin: la segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera

Definir los recursos: Una vez conocidas las tareas, el siguiente paso es definir los recursos necesarios para cada una de ellas, tanto a nivel de las características que deben tener como de su la disponibilidad. Esto es importante por los siguientes motivos:

El plazo de una tarea depende del recurso que la ejecutará, debido a que diferentes recursos pueden tener diferentes niveles de rendimiento, y diferentes disponibilidades.

La disponibilidad de un determinado recurso en un momento concreto puede ser un riesgo para el proyecto.

Estimar plazos: Este paso consiste en estimar el número de horas, días, semanas, etc. que se requieren para completar una determinada tarea. Las diferentes técnicas de estimación de plazos se detallan en el artículo “estimación de plazos”

Montaje del cronograma: Ahora toca poner en común las informaciones recopiladas en los tres pasos anteriores (el diagrama de tareas, los recursos, y los plazos), para formar lo que se conoce como el cronograma del proyecto.

En este paso es cuando debemos incorporar los márgenes del proyecto y balancear los recursos, en función del método de planificación que se esté usando. Este proceso se trata en más detalle en el artículos de creación del cronograma con PERT (¿Qué es PERT?) y Cadena Crítica (¿Qué es Cadena Crítica?)

Ajuste del cronograma: Una vez tenemos el cronograma del proyecto, este debe alinearse con el resto de planes del proyecto (riesgos, costes, etc.), y contrastarse con las limitaciones y requerimientos del proyecto, lo que puede implicar cambios en los pasos anteriores, y por tanto volver a hacer el cronograma.

Existen multitud de motivos por los cuales deberemos ajustar o hacer el cronograma de nuevo. Pero podríamos destacar:

• Detección de nuevos riesgos: como la posible falta de un recurso en un determinado momento, o tener que hacer actividades de exterior en momentos climáticamente adversos.
• Coste demasiado elevado. Lo que nos puede obligar a usar recursos de menor nivel (normalmente más económicos pero con menor rendimiento), modificar las tareas, o tener que replantear el plan de compras.
• Plazo fuera de lo solicitado. En este caso deberemos aplicar técnicas de compresión del cronograma para conseguir reducir el plazo.
• Disponibilidad de un determinado recurso en el momento que se necesita, lo que implicará tener que replantear la tarea afectada con otro recurso, o cambiar las fechas de esta.

Finalización del cronograma

Una vez se consiguen completar los pasos anteriores, lo que implica tener un cronograma realista, coherente con las limitaciones y objetivos del proyecto, y alineado con el resto de planes del proyecto, este debe someterse a la aprobación del sponsor o el comité de dirección del proyecto.

Esta aprobación se realiza de forma conjunta con el resto de documentos resultantes de los diferentes procesos de planificación, dando como resultado lo que se conoce como plan de gestión del proyecto. Una vez este es aprobado, el cronograma aprobado pasa a ser la línea base del cronograma, la cual se usará durante las fases de ejecución y control, para ejecutar y medir el avance del proyecto.