Como bien sabemos, el éxito del proyecto entre otras cosas depende de nuestra capacidad para comunicarnos, relacionaros y gestionar a los interesados, dado que el trabajo de un proyecto es realizado por personas, y un gestor de proyecto deberá juntar a las personas adecuadas, involucrarlas y comprometerlas y trabajar para cruzar la línea de meta del proyecto juntos.

Recordemos que los stakeholders o interesados son las personas u organizaciones que se pueden ver afectados por un proyecto.

La gestión de los stakeholders en Proyectos Ágiles tiene unas características específicas, que deben ser conocidas dado que cuando estamos ante un proyecto que experimenta un alto grado de cambio, la gestión de los stakeholders es diferente.

En este caso se requiere de la participación de todo el equipo para involucrar a los interesados por lo tanto se requiere crear equipos ágiles o adaptativos. Estos deben interactuar directamente con los interesados, en lugar de hacerlo a través de los niveles de jerarquía del proyecto. Así se agiliza la discusión y toma de decisiones importantes.

En las metodologías ágiles de proyectos, se requiere promover una fuerte transparencia, para fomentar el intercambio de información dentro y a través de la organización como podría ser el invitar a los interesados a las reuniones y revisiones del proyecto, o también publicar objetivos del proyecto en espacios públicos para hacer visible lo antes posible cualquier desvío dependencia u otro incidente relacionado con el proyecto que experimenta el cambio.

La gestión de interesados es clave en las metodologías ágiles (scrum, XP) como en las metodologías tradicionales basadas en PMBoK® Guide. Tanto es así que la mitad del manifiesto ágil se refiere a los interesados del proyecto y el PMI® incorporó una nueva área de conocimiento para la gestión de interesados en la última edición del PMBoK® Guide.

En el PMBoK® Guide se establece un apartado dentro de los “Principios de la Gestión de Proyectos” que se refiere al punto “3.3 Involucrarse eficazmente con los interesados” y hace énfasis en Involucrar a los interesados de manera proactiva y en la medida necesaria para contribuir al éxito del proyecto y la satisfacción del cliente.

Los interesados pueden ir y venir a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además, el grado  de interés, influencia o impacto de un interesado puede cambiar con el tiempo.

Los interesados,  especialmente aquellos con un alto grado de influencia y una visión desfavorable o neutral sobre un proyecto, deben involucrarse de manera efectiva para que se entiendan sus intereses, inquietudes y derechos.

El equipo del proyecto puede entonces abordar estas preocupaciones a través de un involucramiento y apoyo efectivos que conduzcan a la probabilidad de un resultado exitoso del proyecto.

Identificar, analizar y comprometerse proactivamente con los interesados desde el inicio  hasta el final del proyecto ayuda a facilitar el éxito. Los equipos del proyecto son un grupo de interesados. Este grupo de interesados involucra a otros interesados para comprender, considerar, comunicar y responder a sus intereses, necesidades y opiniones.

El involucramiento y la comunicación efectivos y eficientes incluyen determinar cómo,  cuándo, con qué frecuencia y bajo qué circunstancias los interesados quieren y deberían estar involucrados.

La comunicación es una parte clave del involucramiento; sin embargo, este último  profundiza para incluir la concienciación de las ideas de los demás, la asimilación de otras perspectivas y la configuración colectiva de una solución compartida.

El involucramiento de los interesados también permite oportunidades para un mayor desempeño  y resultados del proyecto, además de aumentar la satisfacción de los interesados.

Finalmente, involucrar a otros interesados ayuda al equipo del proyecto a encontrar soluciones que pueden ser más aceptables para una gama más amplia de interesados.

Las metodologías ágiles, bien entendidas y ejecutadas, se basan en la transparencia, en la capacidad de inspección y sobre todo en la capacidad de adaptación constante.

Ahí es donde contar con una sólida capa de interesados, comprometidos e involucrados, es capital a la hora de ejecutar un buen proyecto en formato ágil. Sus aportaciones, de todo tipo, nos permitirán construir el mejor producto posible.

De tal forma que es imprescindible poner a los interesados en el radar y de ser posible comprometerlos con el objetivo del proyecto, ya que son clave para un mejor resultado.

 

Bibliografía:

Deloitte. (2021). “Los interesados en Scrum”. Recuperado de: https://www2.deloitte.com/es/es/blog/todo-tecnologia/2021/los-interesados-en-scrum.html

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (PMBOK® Guide) – Septima Edición, Project Management Institute Inc., 2021.