La comunicación y las Tics

La comunicación organizacional es uno de los medios más potentes y eficaces con los que cuentan las empresas para definir y comunicar eficazmente sus estrategias, cohesionar a sus empleados y otros actores implicados y, en definitiva, conseguir los principales objetivos empresariales encaminados a alcanzar la transformación digital.

Las empresas cada día son más conscientes de la importancia de comunicarse con los colaboradores, es por ello por lo que se encuentran en una constante búsqueda de herramientas que faciliten esta comunicación y así mantener una escucha activa.

El papel de las TIC´s (tecnologías de información y comunicación) dentro de las empresas ha sido cada vez más importante. Las tecnologías facilitan las tareas de la empresa y producen innovación.

Las empresas que incorporan nuevas tecnologías son más competitivas y cuentan con mayores recursos de producción y competitividad, esto depende mucho de la empresa de la que se trata, pero es claro que una empresa que va incorporando nuevas tecnologías se encuentra en un avance constante.

Las TICs, son el conjunto de sistemas tecnológicos que proporcionan a usuarios y organizaciones datos e información en tiempo real, posibilitando compartir datos y trabajar en equipo. El uso de TICs incrementa los niveles de calidad, eficiencia y productividad en cualquier área de la empresa, incluyendo, por supuesto, la información corporativa.

Es indudable que tienen un papel cada vez más importante en empresas de todos los tamaños y sectores. Por ello, en general, las organizaciones tratan de usar cada vez más TICs y de una forma más intensa, para mejorar sus comunicaciones y tareas, conscientes de que es la forma de ser más eficaces, rentables y competitivas.

Herramientas digitales para comunicar dentro de la empresa

Para poder establecer los canales más adecuados por donde fluirá la información se aconseja que se produzca de forma proactiva a través de mecanismos que la recolecten de forma más o menos directa como son:

Intranet corporativa
Blogs
Newsletters
Redes sociales internas (chats)
Videoconferencias

Las TICs son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicación, entre otros beneficios, aunque su aplicación debe llevarse a cabo de forma inteligente.

Las TICs en la comunicación, colaboran en la relación de la empresa con sus públicos, dinamizan el contacto, y hacen que el intercambio de información sea rápido y efectivo. Los públicos son: los medios de comúnicación, líderes de opinión, comunidad, empleados, accionistas, clientes y proveedores.

Empleados:

La mayoría de las empresas posee una gran fragmentación de su población interna. Por ello es que las reuniones de equipos interáreas a través de videoconferencias son cada vez más frecuentes.

Las Intranets y los portales para empleados, permiten poner al alcance de la mano muchas herramientas que necesitan para trabajar y gestionar o consultar temas relacionados con vacaciones, viajes, que antes se hacían en forma verbal.

El correo electrónico es el principal medio de comunicación para eviar todo tipo de información: texto, imágenes, documentos, videos y tarjetas de felicitaciones.

Foros en línea donde ejecutivos de distintos países charlan y comentan temas relacionados

Difusión de beneficios corporativos

Los reclamos y sugerencias pueden enviarse a RR.HH. a un buzón de sugerencias virtual en forma anónima a una casilla de email

Clientes y proveedores:

Las páginas webs corporativas permiten a clientes y proveedores comunicarse con la empresa y conocer su filosofía, historia y datos del negocio. Lo que antes se enviaba en pesadas y costosas carpetas y material gráfico hoy se resumen en una página web.

Blogs corporativos donde varios realizan un intercambio de ideas sobre nuevos productos y servicios y cómo mejorarlos

Medios de comunicación:

La información hacia los medios de prensa se resume casi diariamente con los acontecimientos de la empresa y se envía en pocos minutos por correo electrónico adjuntando fotos y referencias. Incluso de forma rápida se puede enviar información segmentada a distintos medios.

A menudo las empresas prefieren desarrollos informáticos a medida, propios para la gama de herramientas de comunicación que van a necesitar. Para esto se necesita un proceso de diagnóstico, planificación y desarrollo.

El buen uso de las TIC permite a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo y le ayudan a la competitividad.

Hay que tener en cuenta también algunas desventajas de las TICs en las empresas, como mal funcionamiento, bloqueos del sistema, dificultades para los usuarios menos acostumbrados a las nuevas tecnologías, noticias mal redactadas que pueden dar lugar a confusión, posibilidad de que se produzcan distracciones o confusión por exceso de información y riesgo de pérdida o de robo de datos importantes.

Lo importante será entonces asegurar la comunicación y el conocimiento de las herramientas por parte de todos y fomentando la colaboración y participación.

También es importante comprobar si se están cumpliendo los objetivos y hacer los cambios oportunos.

Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)