Definición del alcance del proyecto

¿Qué  es  la  definición  del  alcance?

Esto  no  es  otra  cosa  que  definir  de  forma  clara  y  univoca  el  objetivo  que  se  persigue  con  el  proyecto  y  cuya  consecución  marcará  la  finalización  con  éxito  de  este.  En  aquellos  proyectos  divididos  por  fases,  la  definición  de  los  objetivos  deberá  ser  efectuada  por  fase  y  para  el  conjunto  del  proyecto.

En  aquellos  proyectos  que  se  ejecutan  para  terceros,  la  definición  del  alcance  se  empieza  durante  la  preparación  de  la  oferta  en  la  fase  comercial,  y  se  define  totalmente  durante  las  primeras  reuniones  con  el  cliente,  por  lo  que  es  interesante  que  el  director  de  proyecto  participe  o  conozca  el  trabajo  realizado  en  esta  fase.

A  la  hora  de  definir  el  alcance  es  importante  recordar  que  este  es  equivalente  a  un  objetivo,  por  lo  que  este  debe  seguir  el  criterio  de  ser  SMART.  Que  significa  esto?

  • S (Specific)  –  Tiene  que  estar  claramente  definido  sin  ambigüedades
  • M (measurable)  –    Debe  ser  posible  definir  unos  parámetros  cuantificables  que  permitan  evaluar  el  avance  y  la  consecución  del  objetivo.
  • A (Achievable)  –  Tiene  que  existir  una  forma  que  posibilite  su  consecución.
  • R (Realista)  –  Tiene  que  ser  factible  su  consecución  con  los  recursos  y  plazo
  • T (Time-related)  –  Tiene  que  tener  una  duración

¿Qué  es  definir  el  alcance  el  proyecto?

Porque  es  importante  que  el  objetivo  quede  definido?  Pues  básicamente  porque  todas  las  actividades  que  componen  el  proyecto  o  la  fase  van  a  estar  enfocadas  a  conseguir  este  objetivo,  por  lo  que  los  recursos,  plazos,  costes,  tareas,  etc  que  necesitemos  considerar  en  el  proyecto  van  a  depender  de  este.  A  parte  este  objetivo  va  determinar  la  finalización  del  proyecto  (y  el  cobrar  cuando  el  proyecto  se  realiza  para  terceros),  por  lo  que  una  indefinición  en  este  punto  puede  implicar  dificultades  para  cerrar  este.

Veamos  esto  con  un  ejemplo:

Alcance  del  proyecto  A:  construir  una  carretera

Alcance  del  proyecto  B:  construir  12km  de  carretera  de  la  población  A  a  la  población  B  según  el  proyecto  executivo  adjunto,  y  con  un  plazo  máximo  de  12  meses.

Podrías  calcular  los  costes  del  proyecto  A?  Según  esta  definición  la  carretera  podría  tener  2  o  20  carriles,  tener  5  km  de  longitud  o  ir  de  Paris  a  Pequín,  puede  ser  de  tierra,  asfalto,  u  oro…  Creo  que  con  este  simple  ejemplo  queda  clara  la  necesidad  de  definir  bien  el  alcance  del  proyecto. 

¿Cómo  definir  el  alcance  del  proyecto?

Vista  la  importancia  de  definir  el  alcance  del  proyecto,  la  siguiente  pregunta  es  cómo  lo  podemos  definir  correctamente;  pues  bien,  podemos  proponer  algunos  métodos  (aunque  seguramente  haya  más):

  • Descripción con  texto  en  el  contrato  charter
  • A través  de  una  matriz  de  responsabilidad
  • De forma  gráfica  con  una  Table  Top  Drawing

Descripción  del  alcance  con  texto

Como  su  nombre  indica  consiste  en  definir  con  palabras  el  alcance  del  proyecto.  Este  es  el  método  que  se  usa  cuando  redactamos  una  oferta,  la  cual  muchas  veces  puede  estar  vinculada  a  una  RFQ  (Request  For  Quotation),  que  no  es  más  que  la  definición  del  alcance  que  hace  el  cliente  (o  nosotros)  a  la  hora  de  comprar.  En  un  proyecto  interno  este  documento  se  sustituye  por  el  project  charter.

Cuando  se  describe  el  alcance  mediante  palabras  es  importante  que  la  descripción  sea  lo  más  concisa  y  directa  posible,  asegurándose  que  el  documento  generado  contenga  todos  los  puntos  para  que  el  objetivo  pueda  ser  considerado  SMART.

Al  redactar  estos  documentos  es  importante  incluir  tanto  lo  que  forma  parte  del  alcance  como  lo  que  está  fuera  de  este,  ya  que  en  caso  de  duda  muchas  veces  nos  va  a  tocar  hacer  más  de  lo  que  fue  inicialmente  considerado  para  poder  obtener  la  certificación  final  y  cobrar.

Matriz  de  responsabilidad

Como  su  nombre  indica  es  una  matriz  que  muestra  quién  es  el  responsable  de  las  diferentes  tareas  que  forman  parte  del  proyecto.  Aunque  en  muchos  manuales  este  documento  se  muestra  como  una  forma  de  distribuir  y  definir  responsabilidades  entre  los  integrantes  del  equipo  de  proyecto,  en  la  fase  de  inicialización  puede  también  usarse  para  definir  los  límites  entre  nuestro  alcance  y  el  alcance  de  otros.

La  matriz  de  responsabilidad  se  conoce  comúnmente  como  matriz  RASCI  o  RACI,  utilizando  las  siglas  de  los  diferentes  roles  que  se  pueden  asumir  delante  de  una  determinada  tarea:

  • R (Responsable)  –  Es  la  persona  responsable  de  su  ejecución,  bien  directamente  o  bien  conjuntamente  o  supervisando  un  equipo
  • A (Aprobador)  –  Es  la  persona  que  aprueba  el  resultado  de  la  tarea  y  da  esta  por  concluida  una  vez  considere  que  se  han  conseguido  los  objetivos  de  esta
  • S (Soporte)  –  Es  la  persona  que  da  soporte  en  la  ejecución  de  la  tarea  aunque  no  es  responsable  de    En  la  matriz  RACI  esta  figura  se  omite.
  • C (Consultor)  –  Es  la  persona  que  ayuda  en  la  ejecución  de  la  tarea  sin  participar  en  ella,  dando  simplemente  consultoría,  sin  participar  en  la  ejecución.
  • I (Informado)  –  Indica  la  persona  que  debe  estar  informada  de  los  avances  y  ejecución  de  la  tarea,  sin  que  ella  participe  en ella

Una  vez  definidos  los  diferentes  roles,  confeccionar  la  matriz  de  responsabilidades  consiste  en  listar  las  diferentes  tareas  que  componen  el  proyecto,  para  lo  cual  nos  basaremos  en  las  tareas  principales  definidas  en  la  WBS),  e  indicar  el  rol  que  asume  cada  persona.  La  siguiente  imagen  muestra  un  ejemplo  de  matriz  de  responsabilidad:

Table  Top  Drawing

La  Table  Top  Drawing  es  una  forma  visual  de  definir  el  alcance  del  proyecto  y  como  este  se  distribuye  entre  los  diferentes  integrantes.  Este  documento  consiste  en  una  representación  esquemática  del  proyecto,  mostrando  los  componentes  o  áreas  principales  que  lo  componen  en  diferentes  colores  en  función  de  quien  sea  el  responsable.  Igual  que  la  matriz  de  responsabilidad,  es  una  herramienta  que  tanto  puede  usarse  para  definir  el  límite  del  alcance  en  la  fase  de  inicialización  como  para  definir  responsabilidades  dentro  del  equipo  del  proyecto.

La  ventaja  de  la  Table  Top  Drawing  es  que  al  tratarse  de  un  diagrama  visual,  facilita  ver  el  proyecto  en  su  conjunto  y  detectar  puntos  de  interacción  entre  los  diferentes  integrantes  del  proyecto,  que  serán  aquellos  donde  potencialmente  pueden  surgir  más  problemas.

Los  tres  métodos  que  se  han  propuesto  en  este  artículo  no  son  los  únicos  que  existen,  ni  tampoco  excluyentes  entre  sí,  lo  que  implica  que  podemos  utilizar  diferentes  métodos  con  el  objetivo  de  clarificar  mejor  el  alcance.  Esto  sí,  en  el  caso  de  utilizar  diferentes  métodos  conjuntamente,  es  importante  asegurarse  de  que  estos  sean  coherentes  entre  sí.

Vamos a ver a continuación ahora lo que es el plan de gestión de los alcances, y en este video vamos a ver cómo se estructura un, una definición de alcance del proyecto, y a partir de esa definición de alcance vamos a conocer algo que se llama la estructura desglosada del trabajo del proyecto.

 

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