Plan de gestión de un proyecto

Vamos a revisar los conceptos acerca de la planificación de los proyectos.

El plan detallado del trabajo del proyecto es realmente lo que se llama el plan de gestión del proyecto. El plan de gestión del proyecto está integrado por muchos planes realmente.

Los planes que integran a este documento, grande, es por ejemplo, el plan de gestión del alcance que es donde se definen los límites, los trabajos que vamos a realizar a lo largo del proyecto, en base a las expectativas y requerimientos de cada uno de los involucrados o stakeholders.

Otro documento es el plan de gestión del tiempo, que también es donde establecemos pues, las actividades, detalladas, con fechas de inicio, terminación, relaciones de precedencia, recursos asignados a cada una de ellas y un cronograma, es lo más conocido de la administración de proyectos. Establecemos una ruta crítica.

Otro plan de trabajo también es el plan de gestión del costo, donde allí está establecido el presupuesto y el flujo de efectivo que fué acordado principalmente con el patrocinador y con el equipo de trabajo.

También tenemos algo que se llama el plan de gestión de la calidad. El plan de gestión de la calidad es donde se establecen las métricas de calidad para el producto o servicio final al cual nos estamos comprometiendo. Se establecen los procedimientos para el aseguramiento de la calidad, para el control de la calidad como tal, sí.

Tenemos otro plan que se llama el plan de gestión de los recursos humanos, donde establecemos la estructura de los recursos humanos que están involucrados en el desarrollo del producto, es decir, el equipo de trabajo, el gerente del proyecto. Las responsabilidades de cada uno de ellos, en qué momento entran en participación a lo largo del proyecto. Y así respectivamente.

Otro plan sumamente importante, es el plan de comunicaciones. El plan de comunicaciones establece la información que vamos a generar en el proyecto, cómo vamos a distribuirla, a almacenarla, a darla a cada uno de los diferentes involucrados, el medio, el documento que vamos a usar, los formatos, el medio de comunicación si es electrónico, si es escrito. Bueno, pues ahí es un plan de comunicaciones que tenemos, que debemos de tener establecido.

También tenemos otro documento que se llama el plan de gestión de los riesgos. Que es donde se identifican precisamente aquellos factores que podrían afectar negativamente los resultados del proyecto, también los resultados positivos, porque así también se define, se definen los riesgos. Se cuantifican estos riesgos, se establece el nivel de peligro o de oportunidad que tendrían los riesgos identificados y se establecen las estrategias o acciones de respuesta que manejaríamos a lo largo del proyecto para manejar esos riesgos identificados y cuantificados.

Tenemos otro documento llamado el plan de adquisiciones. El plan de adquisiciones pues, nos da, todos los elementos para identificar qué es lo que vamos a comprar, los proveedores a quiénes vamos a encontrar, los suministros o los insumos que vamos a tener a lo largo del mismo, cómo vamos a manejar los contratos con estos proveedores y así respectivamente, ¿verdad?

Para finalmente tener un documento, que también se llama el plan de gestión de los involucrados o el plan de stakeholders, que allí es donde definimos los requerimientos y las expectativas de estas partes involucradas, cómo vamos a manejar esos requerimientos, cómo vamos a informarles a ellos en el cumplimiento de estas áreas o partes que hemos acordado con ellos, y así respectivamente.

Como ven, allí tenemos 9 planes que integrados en un solo plan, se llama el plan de gestión del proyecto. Este es un documento sumamente importante, que tiene que ver con algo que es llamado las áreas de conocimiento de la administración de proyectos.

Cada una de las actividades necesarias para la gestión de proyectos se encuadra dentro de una de las 10 áreas de conocimiento definidas por el Project Management Institute (PMI).

El cuerpo de conocimiento es reconocido como un conjunto de buenas prácticas en dirección de proyectos, lo cual significa que son aplicables a la mayoría de los procesos y que su aplicación puede contribuir al aumento de las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.

Dichas áreas de conocimiento son a la vez llamadas áreas de gestión: integración, alcance, plazos, costos, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones y stakeholders.

Los gestores de proyectos deben tener un conocimiento lo más detallado posible de cada una de las áreas mencionadas, tanto en los aspectos teóricos como en las cuestiones prácticas vinculadas a procesos, técnicas y herramientas.

  1. Gestión de la integración: implica tomar decisiones referidas a la asignación de recursos, balancear objetivos y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento.
  2. Gestión del alcance: incluye aquellos procesos requeridos para garantizar que el proyecto cuente con todo el trabajo necesario para completarlo exitosamente. Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no es incluye en el proyecto.
  3. Gestión del tiempo: incorpora los procesos necesarios para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Estos procesos son: definición de las actividades, establecer las secuencias de las actividades, estimar los recursos de las actividades, programar la duración de las actividades, y desarrollar y controlar el cronograma.
  4. Gestión de los costos: contiene los procesos relacionados con estimar, presupuestar y controlar los costos de tal manera que el proyecto se ejecute con el presupuesto aprobado.
  5. Gestión de la calidad: aquí se encuentran los procesos y actividades que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad para que el proyecto sea ejecutado satisfactoriamente.
  6. Gestión de los recursos humanos: se consideran los procesos relacionados con la organización, gestión y conducción del equipo del proyecto. Este equipo es conformado por las personas a quienes se les asigna roles y responsabilidades para completar el proyecto.
  7. Gestión de las comunicaciones: implementa los procesos necesarios mediante los cuales se busca que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
  8. Gestión de los riesgos: aquí se desarrollan los procesos relacionados con la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo, control y minimización en un proyecto.
  9. Gestión de las adquisiciones: abarca los procesos de compra o adquisición de los insumos, bienes y servicios que se requiere para hacer realidad el proyecto.
  10. Gestión de los interesados: desarrolla los procesos que hacen posible la identificación de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. Se busca conocer y evaluar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto.

Fuente: PMBOOK, Curso Administracion de Proyectos TEC, Lider de Proyectos.

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