Ante la innegable transformación que tienen y máxime que tendrán tendrán los negocios y su relación con los clientes, es indispensable desarrollar un plan de contingencia que asegure la permanencia de las empresas.

Un plan de contingencia pretende mantener funcionando un negocio o institución mediante tareas de análisis de todos los elementos clave que permiten funcionar y el cómo seguir obteniendo su máximo potencial colaborativo, eficiente, ágil y armónico ante cualquier tipo de contingencia.

Dependiendo del tipo de siniestro que se trate, este puede inhabilitar total o parcialmente el despliegue del talento de los equipos de trabajo, al infraestructura, plataformas y servicios tecnológicos, flujos y seguimiento de materiales e insumos, la comunicación y satisfacción de los clientes y sus demanda

Todo esto implica determinar un presupuesto según la complejidad y dimensión del plan de contingencia que muchas veces el empresaria descarta y no considera dentro de sus costos por considerarle poca importancia en el mejor de los casos, en el peor de los casos ni idea tienen de la importancia de un plan de contingencia y prever las posibilidades de una interrupción de operaciones.

Es muy bajo el porcentaje de las PYME que realizan planeación, sin embargo, por sus propias características de flexibilidad y adaptación se les facilitaría mucho un proceso de planeación. Este bajo porcentaje podría explicarse por todos los pretextos que argumentan los pequeños empresarios como: falta de tiempo, no saben por dónde empezar, no tienen experiencia ni conocen las herramientas de planeación y, por último, falta de confianza y apertura con sus colaboradores.

Lo que si es cierto es que podemos  tener determinadas ciertas Estrategias según la contingencia que pudiera ocurrir y aquí algunas ideas.

Manejo de crisis

Existe una amplia posibilidad de tipos de crisis que pueden lograr afectar negativamente el bienestar de la empresa, como es el caso de los desastres naturales, los incendios, lesiones laborales o por clientes molestos y como ahora, posibles pandemias.

En ese caso, los planes les dan el frente a estos casos, incluyendo un análisis que ayuda a identificar la vulnerabilidad y los desafíos potenciales.

Plan de continuidad

Este tipo de planes pueden cubrir diversas situaciones en las empresas, que incluyan el fallecimiento de alguno de los representantes Socios o directivos de la compañía, por causa de situaciones que conlleven al cierre del sistema operativo por un largo plazo, al presentarse una grave situación financiera o por algún evento inesperado que pueda dañar a la empresa.

En tal sentido, los planes de continuidad mayormente se tratan de pólizas de seguros que pueden cubrir la mayoría de los costos e incluso a su totalidad, para que la empresa no deje de funcionar.

Seguridad de los activos

La destrucción o el robo de la propiedad intelectual, al igual de los secretos de los programas informáticos, de los equipos o maquinarias claves o también de cualquier otro activo de gran valor necesario para la empresa, para que pueda llevar a cabo sus operaciones y para el mantenimiento de su posición en el mercado, se encuentran cubiertos por planes de seguridad.

A veces un pago de respaldos via remota pueden salvar la continuadad operativa de una empresa, pero muchas veces se ve comom gasto ocioso. Del mismo modo, se puede incluir la seguridad de la red informática interna de la compañía, al igual que sus archivos confidenciales. Este plan puede bloquear la contingencia negativa que pueda presentarse incluyendo las estrategias legales que disminuyen cualquier situación o daño.

Mala administración

El robo, la mala gestión, el fraude, los errores operativos o cualquier tipo de escándalo personal son las posibles crisis que necesitan estrategias específicas de relaciones públicas y de diferentes tipos de seguros. Manejar estas crisis, requiere de una atención cuidadosa en relación con las consideraciones jurídicas y a la responsabilidad de los accionistas tales como fianzas entre otras acciones previstas.

Si esto no se llegara a manejar rápidamente y de forma eficiente, se puede dañar la confianza y la imagen eficiente de la empresa, además de su capacidad operacional para continuar eficientemente con el negocio.

Además de identificar los recursos con que se cuenta ya sea humanos o económicos, y después de priorizar , se requiere una investigación más profunda sobre, ¿Cuáles son aquellos riesgos que pueden atentar contra los recursos esenciales en caso de ocurrencia de un evento imprevisible que afecte a la organización?. Es básicamente una evaluación de riesgos típica

Identificados los riesgos es necesario priorizar estos mismos y en función de ello asignar tanto tiempo como recursos a fin de lograr el objetivo de estar preparados para evitar discontinuidad sustancial en la operación de la empresa

Esto implica ya el elaborar el mencionado plan de contingencia, para después entrar en la etapa de la implementación seguimiento y control del mismo.

Beneficios de un plan de contingencia

Este tipo de plan tiene múltiples ventajas como las siguientes:

• Diseña estrategias que facilitan la optimización de los recursos humanos o materiales en caso de alguna situación de crisis.
• Permite el mantenimiento del nivel de servicio de la compañía luego de una crisis a través de modalidades que establezcan períodos de recuperación, motivos del incidente y un análisis de resultados.
• Cuando la herramienta gerencial de la empresa se utiliza de forma adecuada, permite el buen funcionamiento en caso de situaciones de crisis.
• La aplicación de estos planes aumenta su buena reputación, evita la pérdida de información y disminuye el impacto financiero.

Reiterando que cada empresa establece las medidas que necesita para garantizar su continuidad en casos de algún tipo de desastre y la reducción de gastos tecnológicos. Un buen plan de contingencia puede disminuir cualquier evento no deseado que pueda poner en peligro la estabilidad de la compañía.

Continuidad de negocio en circunstancias adversas: buenas prácticas

Fuentes:

Pacheco, J. (29 de 10 de 2019). webyempresas.com. Obtenido de Que es un plan de contingencia: https://www.webyempresas.com/que-es-un-plan-de-contingencia/

Universidad Nacional de La Plata , (2016, Junio 16),“El uso de la planeación financiera en las pyme de ti de México”, Recuperado de: https://www.redalyc.org/jatsRepo/5116/511653788003/html/index.html

 

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