Como Organizar un Equipo

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. Por ello se deberá definir las características que necesita de los perfiles que compongan su equipo de trabajo.

De las partes más importantes de un proyecto, está la del conjunto de colaboradores que lo forman. De ahí que, de las tareas claves del Project Manager, está la de saber cómo organizar un equipo de trabajo que sea competente y eficaz, tanto para su actividad asignada como para el conjunto global del proyecto.

Se puede decir que la función de organización es la división de las tareas en los órganos que sean necesarios para que se pueda trabajar eficientemente en el logro de los objetivos del proyecto.

Una vez que se han tomado en cuenta y ponderado los factores básicos de los alcances y objetivos del proyecto u organización, se debe establecer la estructura organizacional, sugierendo los siguientes pasos a seguir:

1. Preparar el cuadro de organización.

   

2. Establecer una estructura.
3. Delinear las relaciones.
4. Definir las líneas de enlace para facilitar la coordinación.
5. Crear la descripción de puestos.
6. Definir funciones, responsabilidades y autoridad.
7. Fijar requerimientos para cada puesto.
8. Definir las cualidades de la persona para ocupar el puesto.

Los cuatro primeros puntos se expresan claramente a través de un gráfico denominado organigrama y en un proyecto tienes diversas estructuras organizacionales posibles que son uno de los elementos que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar un proyecto, ya que es un factor que puede afectar de forma muy significativa a la disponibilidad de recursos e influir de forma determinante en el modo de dirigir los proyectos.

Se suelen distinguir tres tipos de estructuras organizacionales:

1. La estructura funcional. Es una estructura jerárquica clásica donde cada empleado tiene un superior definido.
2. La estructura orientada a proyectos. Aquí la organización cuenta con un equipo dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se sitúa al máximo nivel dentro de la organización.
3. La estructura matricial. La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en organizaciones que crecen con rapidez.

Cuando se establece el organigrama de un proyecto también están establecidas la autoridad, la obligación y la responsabilidad.

La autoridad es el poder otorgado a los individuos (generalmente por su posición en el organigrama) para que puedan tomar decisiones por los individuos que tiene a su cargo.

La obligación recae en los individuos por sus puestos en la organización de tal manera que pueda ejecutar efectivamente sus tareas.

La responsabilidad es el estado de total de dar cuentas a alguien por la terminación de una tarea específica. La responsabilidad es la suma de la autoridad más la obligación.

La autoridad y la obligación pueden delegarse hacia niveles más bajos del organigrama, mientras que la responsabilidad descansa con el individuo.

Hay muchos ejecutivos que se niegan a delegar y argumentan que un individuo puede tener total responsabilidad a través de sus obligaciones.

Los últimos 4 pasos generales para establecer una estructura organizacional (del 5 al 8), se pueden referenciar básicamente al Análisis de Puestos que es un método cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencia, habilidades, etcétera) que debe satisfacer la persona que va a desempañarlo con éxito, y las condiciones ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado.

Un descriptivo de puesto incluye tres apartados principales: sección de identificación, sección de trabajo a realizar y sección de requisitos generales.

Este desglose de los puestos y los requisitos es lo más recomendable, aunque en la mayoría de las empresas no se lleva  a cabo por diferentes razones (negligencia, falta de tiempo).

El director del proyecto debe contar con diversas habilidades y conocimientos para llevar a buen término un proyecto, esto es terminarlos en el tiempo costos y alcances proyectados o determinados

Entre las habilidades más importantes, están la de fomentar el trabajo en equipo, la colaboración y desechar la competencia entre los miembros; potenciar la autonomía del individuo y su responsabilidad por el trabajo asignado; transmitir el objetivo en común; generar compromiso; promover la confianza, transparencia y comunicación.

En la administración de proyectos debe tener presente que cada actividad representa un costo alto, el cual depende de forma importante de la oportunidad en su ejecución, lo cual implica que los responsables operativos de ellas deben ser profesionales calificados a quienes hay que otorgar la autoridad suficiente para que puedan cumplirlas a satisfacción.

“Todo el mundo es un escenario, y todos los hombres y mujeres son tan sólo actores”.

-William Shakespeare

Fuentes:

Sinnaps, (sf), ¿CÓMO ORGANIZAR UN EQUIPO DE TRABAJO?, Recuperado el 1 de Marzo del 2020 de: https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/organizar-equipo-trabajo

PMbokProyectos, (sf), “Gestión equipo del proyecto”, Recuperado el 1 de Marzo del 2020 de: http://pmbokproyectos.blogspot.com/p/gestion-de.html