Es muy normal que cuando se habla de gestión de proyectos, nos imaginemos proyectos de Ingeniería, Proyectos de Arquitectura, Proyectos Aeroespaciales, Proyecto de Desarrollo de Software. Es fácil imaginar la utilidad que tendría la gestión de proyectos en estos sectores.
Sin embargo cada vez más está considerandose mas el el enfoque metodológico del PMBOOK y de otras metodologías de dirección o administración de proyectos, en los eventos de la vida cotidiana como podrían ser; Una boda, una remodelacion, una construcción de una casa, Celebración de un aniversario, mudarse de casa, un viaje.
Si hablamos de errores en la planificación de eventos encontramos defectos tales como:
- Previos a celebración;
- No establecer objetivos
- No planificar el presupuesto.
- No escoger el lugar adecuado
- Falta de planificación
- Falta de comunicación
- Especialistas improvisados o falta de equipo adecuado de apoyo.
- Errores durante la celebración del Evento
- Incomodidad de los asistentes o involucrados
- Mala gestión de los tiempos
- Mala gestión de los espacios
- Errores posteriores a la celebración del Evento
- No hacer un análisis de resultados
- No tomar previsión de errores de anteriores eventos
Pero no son errores exclusivos de una gestión de eventos, también es algo que nos sucede en un viaje, en una fiesta de aniversario, en una mudanza, en una remodelacion, etc. La deficiencia o falta de gestión de cualquiera de estos sucesos de la vida cotidiana y los errores por falta de la aplicación de una metodología, no importan que esta sea muy sencilla, nos llevan a errores que algunas veces son de risa, pero la mayor parte de las veces no.
Las falta de metodología de gestión en estos sucesos de la vida cotidiana nos puede costar mucho dinero, mucho tiempo o sencillamente que no logremos la calidad o eficiencia que requeríamos. NO consideramos que es muy asequible adquirir conocimiento que nos ayuden a llevar este tipo de proyectos cotidianos a buen termino.
Un ejemplo de la facilidad de aplicación de la metodología, es por ejemplo la consideración e importancia del principio de las triple restricción y que fundamental conocer en la gestión de Proyectos y donde nos menciona las tres variables más importantes de un proyecto como son el alcance, el tiempo y el Costo y su interacción.
¡El proyecto fracasará si los objetivos de alcance, tiempo y costo se establecen arbitrariamente!
Tomando como ejemplo del viaje y la metodología en términos muy simplistas y pragmáticos lo básico que tendría que considerar es lo que interviene en las tres restricciones:
- Alcance.
A donde sera a ese viaje? Europa? Cuantos países de Europa? Que tipo de transporte se utilizara? De cuantas estrellas se quiere el nivel de hospedaje?. De tal forma que el alcance tiene como
finalidad clara, sencilla y concreta de los objetivos que se intentaran alcanzara lo largo del proyecto, en este caso el viaje, cuyo cumplimiento generará la culminación exitosa de dicho proyecto. Si se establece como uno de los alcances el conocer Francia y Roma, el viaje no será exitoso si no logramos visitar estas ciudades dentro del tiempo y costo del viaje establecido.
- Tiempo.
Cuantos días pretendemos que dure el viaje? Cuando sera la salida? Cuando sera el regreso? en que fechas se quiere estar ne París?. De tal forma que antes de viajar debemos considerar de acuerdo a lo que deseamos alcanzar y lo que pretendemos gastar, el tiempo a invertir y la fecha de inicio y fecha limite del regreso.
- Costos.
Cual será el presupuesto del viaje?. Cuanto tengo ahorrado? o cuanto puedo gastarme en el viaje?. Obviamente esto dependerá de los días (tiempo) y de las ciudades y países que pretendo visitar además del nivel de gastos y vida que se pretende en esos días de viaje (alcance).
Basados en lo anterior se entiende que un evento como el viaje puede ser documentado y puede ser adaptado a las directivas de la dirección de proyectos del PMI, esto hace entender que cualquier tipo de proyecto que requiere una planeación para que el porcentaje de éxito sea mucho mayor, en comparación a un proyecto que no es planeado de forma meticulosa.
Podemos observar que la Gestión de Proyectos es una herramienta versátil que le permite adaptarse a cualquier proyecto, y a la vida cotidiana, y que permite organizar y encaminar el viaje, la fiesta, la mudanza, o sea, proyectos de la vida cotidiana, a una alta posibilidad de cumplimiento de los objetivos. De ahí que deberíamos considerar la importancia de conocer una metodología básica como minimo.
Se entiende que la organización y el análisis siempre será la mejor manera de manejar un proyecto por pequeño que
sea, ya que esta nos permite que el proyecto sea diseccionado en sus partes más importantes, que en este caso, mencionamos las variables de la triple restricción o bien lo que se llama la triple restricción extendida que comprende además los Costos, Tiempo y Alcance, los requerimientos, los riesgos y la calidad.
Lo importante que es, como cuando se planea las actividades a realizar el día anterior y se tiene una mayor probabilidad de aprovechar las 24 horas del día, esto lleva a que ser más eficientes, al aplicar metodologías de gestión de proyectos a nuestros pequeños proyectos de la vida cotidiana, tendremos la la gratificación de lograr los proyectos en tiempo, costo asignado y alcanzando lo estipulado de inicio. Además podremos disminuir las probabilidades de que ocurra alguna amenaza que afecta no solo el proyecto, sino al equipo y a la misma organización sin afectar la calidad cumpliendo con los estándares predeterminados.
Debemos tener claro al momento de formular el Viaje o la mudanza (proyecto), es imposible fijar de manera arbitraria todas estas variables. Además, tenemos que comprender cómo es la interrelación entre estos componentes del proyecto para desarrollar un plan realista y alcanzable.
Cuando no se tiene un plan, se busca resolver todas las tareas que surgen en el día, sin un orden y con pocos criterios para establecer prioridades.
Cuando las cosas se dejan al aire irán de mal en peor
Ley de Murphy, Corolario #5
Un proyecto entregado a tiempo, dentro de presupuesto y con calidad técnica, es un proyecto exitoso.
La ventaja principal de conocer y estudiar la metodología de gestión de proyectos, es poder controlar de forma permanente todas las áreas de la gestión de los proyectos aun cuando sean de la vida cotidiana y además es importante porque le aporta liderazgo y dirección a los proyectos ademas de optimizar tiempos y costos.
“El hombre bien preparado para la lucha, ya ha conseguido medio triunfo.”
Miguel de Cervantes Saavedra, Escritor Español. (1547 – 1616)
Fuente:
Avelino C., M. T. (2016, 23 enero). Gestión de Proyectos en la vida personal. Recuperado de: https://pmi-mad.org/socios/articulos-direccion-proyectos/993-gestion-de-proye ctos-en-la-vida-personal
González G., A. F. (2020, Junio 19). “Gestión de proyectos en la vida diaria”. Recuperado de: https://repository.unimilitar.edu.co/handle/10654/36867