Los costos son todos aquellos gastos en los que incurre una empresa para realizar una tarea, un trabajo, en este caso, en un proyecto determinado.

Todos los proyectos están limitados por una restricción presupuestaria y la gestión de los costos (o costes) es un área con varias nociones técnicas que debe conocer un buen Director de Proyecto  para lograr proyectos exitosos.

Tipos de costos

Existen varios tipos de costos, a continuación mencionaremos los principales.

• Costos variables: dependen del volumen de producción. Por ejemplo las materias primas. Mientras más zapatillas se producen, se requieren más telas y cordones.
• Costos fijos: No cambian con el volumen de producción. Por ejemplo los alquileres. Independientemente del volumen de producción de una fábrica de palos de golf, el alquiler que se paga por ese lugar se mantendrá fijo.
• Costos directos: se pueden atribuir directamente al proyecto. Por ejemplo, los costos de un viaje para promocionar exclusivamente una nueva crema de belleza.
• Costos indirectos: benefician a varios proyectos y generalmente no se puede identificar con exactitud la proporción que corresponde a cada uno. Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).
• Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de un recurso es su mejor alternativa dejada de lado. Al estimar el costo de las actividades del proyecto, no sólo se deben incluir las salidas de caja, sino también los costos de oportunidad de cada recurso.
• Costos hundidos o enterrados: costos que ya fueron devengados y no cambiarán con la decisión de hacer o no hacer el proyecto.

Ojo, los costos hundidos no deben considerarse en la evaluación económica del proyecto.

Procesos de la gestión de los costos

Los cuatro procesos de la gestión de los costos según el Pmbok 6ta Edición, son:

1. Planificar los costos: Es el proceso de definir cómo se han de estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto..
2. Estimar los costos: Es el proceso de desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar el trabajo del proyecto.
3. Determinar el presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada.
4. Controlar los costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos.

En proyectos pequeños, planificar, estimar los costos y determinar el presupuesto podrían realizarse en un solo proceso.

Importancia de la estimación de Tiempos y Costos

A continuación se enumeran algunos puntos que determinan y confirman la importancia de la estimación de tiempos y costos.

• Se necesitan estimados para apoyar las buenas decisiones.
• Se necesitan estimados para programar el trabajo.
• Se necesitan estimados para determinar cuánto tiempo debe tomar el proyecto y a qué costo.
• Se necesitan estimados para determinar si vale la pena realizar el proyecto.
• Se necesitan estimados para establecer las necesidades de flujo de efectivo.
• Se necesitan estimados para determinar cómo está avanzando el proyecto.
• Se necesitan estimados para desarrollar presupuestos para proyectos de etapas cronológicas y para establecer la línea de base del proyecto.

En inicio, una estimación precisa del costo es fundamental para decidir si se debe asumir un proyecto, para determinar el alcance final y para garantizar que los proyectos sean financieramente viables y evitar los excesos de costos.

En la ejecución, el control de costos permite asegurarte de no gastar demasiado de tu presupuesto. Este nivel de preparación y visibilidad te da una idea clara del presupuesto que tienes disponible y cómo lo gastarás y así, tomar mejores decisiones en la ejecución de un proyecto.

Consideraciones para Entornos Ágiles/Adaptativos

Los proyectos con altos grados de incertidumbre o aquellos proyectos en los que el alcance no está completamente definido pueden no beneficiarse de los cálculos de costos detallados debido a los cambios frecuentes. En su lugar, pueden utilizarse métodos de estimación simple (“lightweight estimation”) para generar un pronóstico rápido de alto nivel de los costos laborales del proyecto, que luego puede ajustarse fácilmente al surgir los cambios. Las estimaciones detalladas se reservan para horizontes de planificación a corto plazo en una modalidad justo a tiempo.

En casos en que los proyectos de alta variabilidad también están sujetos a presupuestos estrictos, el alcance y el cronograma se ajustan con mayor frecuencia para permanecer dentro de las restricciones de costos.

Bibliografía:

Gray, Clifford , F & Larson, Erik W. (2009). ”Administración de proyectos” . Editorial Mc Graw

Pablo Lledo . (2013). “Administración de Proyectos  Sexta Edición El ABC para un Director de Proyectos Exitoso”. Editor Pablo Lledo

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (PMBOK® Guide) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017