Contar con procesos en una pyme es tan importante como estar conectado a internet o tener wifi para un el uso de un celular o dispositivo móvil, aunque puedas utilizar el dispositivo sin internet, el uso estará restringido a pocas como las como llamadas y mensajes, limitando  otros canales de comunicación, Entonces, la falta de procesos en una Pyme limita o dilata el crecimiento en el mejor de los casos además de ser causa de sobrecostos que a veces están ocultos para el empresario.

Las pequenas y medianas empresas normalmente están preocupadas y ocupadas en la operación de manera diaria, esto es, están ocupado en resolver los problemas conforme estos aparecen y esto  ocasiona que el tiempo en gran parte, se encuentre ocupado resolviendo situaciones operativas, lo cual limita o reduce el tiempo de realizar una planeación estratégica que contribuya a la toma de decisiones de manera anticipada.

Por esto es que los procesos deben jugar un papel importante dentro de cualquier empresa, ya que, a través de su desarrollo, permite dar estructura, orden y control al momento de realizar actividades que son elementales para el desempeño del negocio.

Importancia de la gestión de Procesos

Las Pymes influenciados por su operación del día a día y diversos aspectos cotidianos, se ven limitadas en relación a contar con procesos bien definidos que les permite mejorar su desempeño y operación del negocio a pesar que una gran parte de estas empresas ya empezaron a implementar algunos procesos.

Es muy común en la pymes que se den cuenta de los problemas cuando observan que las ganancias se ven afectadas o cuando la rentabilidad esta disminuida, pero muchas veces no identifican con exactitud cual pudiera ser el problema con exactitud que está afectando al negocio.

El contar con procesos definidos e implementados, permite adentrarte y conocer cuál pudiera ser el problema que está ocasionando una afectación al negocio, el modo de análisis e identificación será más fácil, ya que, un proceso traza las actividades clave de una compañía de inicio a fin, lo cual ayuda a identificar los puntos de dolor en la empresa y comenzar de inmediato con un plan de acción.

Rethink. Cómo definir los procesos de negocio para aumentar su eficiencia y eficacia

Otro punto importante, como menciona Merrifield (2009) La mayoría de los empleados y directivos entienden sus trabajos en función de “cómo” los hacen en lugar de “qué” pretenden lograr con ellos. Esta actitud no debe sorprender si se toma en cuenta que, hasta hace poco, la teoría dominante en la gestión empresarial ponía su mayor énfasis en la eficiencia de una actividad y no en el fin de la misma.

Además de la implementación de los procesos, se deben revisar estas actividades que en ellos se realizan y  comprobar cuáles son las más relevantes, cuáles generan beneficio y cuáles tienen un valor dudoso o, incluso, son redundantes.

Hasta ahora, para muchas empresas ha sido difícil repensar y evaluar todos estos “qué”, principalmente porque estaban atrapadas en el “cómo” de sus procesos y tecnologías.

La importancia de examinar las prioridades puede observarse con meridiana claridad en el siguiente ejemplo.

Todos recordamos cómo solía ser hace años la facturación en los aeropuertos: largas colas de gente intentando alcanzar un mostrador, tras el cual se encontraba un empleado acosado desde todos los puntos posibles. Este empleado tenía que cumplir con una larga serie de tareas: examinar los pasaportes, comprobar las reservas de los viajeros, procesar el pago, asignar los asientos y expedir las tarjetas de embarque más los tickets de equipaje.

Así era el modo en que las líneas aéreas llevaban a cabo su facturación, y algunas que no se lo han replanteado siquiera, continúan haciéndolo todavía. Afortunadamente, a alguien se le ocurrió que el proceso de facturación en los vuelos debería servir para conseguir tan sólo cuatro resultados concretos: controlar la seguridad, confirmar las reservas, expedir las tarjetas de embarque y facturar el equipaje.

Una vez determinados los resultados que se esperaban, se llegó a la conclusión de que, aun existiendo la necesidad del “cómo” inicial (el agente de facturación) para gestionar algunas excepciones del “qué”, esto ya no importaba llegado el momento de conseguir los “qué” principales: quién haría el trabajo (podrían ser incluso los propios pasajeros), de cuántos pasos constaría (unos cuatro mediante máquinas de facturación o mediante internet, pero bastantes más en el mostrador), qué tecnología se usaría (internet, mostrador) e, incluso, en qué lugar se llevaría a cabo (hotel, aeropuerto, mostrador, domicilio, etc.).

Cada uno de estos pasos representa el “cómo” de la facturación, y constituye una buena muestra de la estrategia gracias a la cual el sector del transporte aéreo ha logrado esquivar la trampa del “cómo” para concentrarse en el “qué”.

5 pasos necesarios para establecer una estrategia

A continuación veremos en detalle los 5 pasos necesarios para establecer una estrategia de procesos óptima según Merrifield (2009):

1. Identificar y analizar los “qué” realmente valiosos, para comprobar cuál es su verdadera contribución al progreso de la empresa.
2. Saber en qué somos (y no somos) buenos. Tras identificar los “qué” valiosos, debemos determinar el mayor o menor grado de su buen funcionamiento.
3. Establecer y romper conexiones, esto es, comprender la relación existente entre los distintos “qué”.
4. Tener claro qué es lo que se puede (y lo que no se puede) predecir, tratando de entender la reacción de nuestros clientes, proveedores y socios a los cambios previstos.
5. Aclarar (y obedecer) las normas: aprender a alinear nuestros “qué” con el complejo laberinto de las regulaciones estatales.

La inseguridad y la volatilidad a las que se enfrentan tanto las empresas como sus empresarios o líderes empresariales de hoy son tan inmensas que, a menudo, ponen en cuestión la propia supervivencia de las organizaciones. Lo que las empresas de hoy en día necesitan es supervisar y ajustar sus acciones para estar a la altura de las nuevas tecnologías, las nuevas amenazas competitivas y las condiciones de mercado en permanente transformación. Sus responsables tienen la obligación de repensar continuamente los modelos de negocio, de descubrir los nuevos “qué” y de aprovechar los “qué” ya existentes. De lo contrario, caerán presas de una competencia más flexible, activa, depredadora y letal.

Fuentes: Leyva, M. (2020). “La importancia de una gestión por procesos en las PYMES”. Recuperado de: https://medium.com/viacce/la-importancia-de-una-gesti%C3%B3n-por-procesos-en-las-pymes-699da266b97a Merrifield, R. 2009. “Rethink”. FT Press; 1er edición