El papel principal de un Empresario y/o directivo es dirigir los esfuerzos de otras personas hacia los objetivos de la empresa u organización. Una parte muy importante de la dirección consiste en planificar (establecer objetivos) y controlar (comparar los resultados con los objetivos que se habían establecido).

Por esto es importante identificar la información que requiere una empresa y los sistemas que se utilizaran para ello.  Un plan administrativo, financiero y contable, requiere los siguientes sistemas:

• Sistema de Contabilidad
• Sistema de Costos
• Sistema de Ventas, Mayoreo, Menudeo, Ventas de Mostrador
• Control de Gastos
• Cumplimiento de obligaciones fiscales
• Obtención de Estados Financieros Básicos
• (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Costo de Fabricación)
• Estudio y análisis de sus Estados Financieros
• Presupuesto y pronósticos de:
  • Ventas
  • Compras
  • Producción
  • Cobranza
  • Gastos

Sistemas de Contabilidad

Los sistemas contables son de gran importancia, debido a que facilitan el registro de operaciones en una entidad, cumpliendo el orden y control de las actividades a que se dedica.

Contabilidad Fiscal.

La contabilidad para generar la información y dar cumplimiento a las obligaciones fiscales Contabilidad, para los efectos fiscales

Contabilidad Financiera.

El registro de las operaciones del negocio deberán clasificarse en sus cuentas correspondientes para obtener los Estados Financieros básicos, Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Costo de Producción y Análisis Comparativo, entre periodos anteriores sean mensuales, trimestrales, anuales.

Sistema de Costos

Este concepto tiene gran relevancia en los negocios, ya que de obtener el Costo de los productos en forma sistemática y real, podemos determinar un resultado verdadero, que puede ser una utilidad suficiente o mínima, hasta una pérdida.

En función de los costos determinamos la Base para el pago del impuesto que de no tener una base correcta estaremos probablemente pagando en:

• Con una Base de Utilidad Incorrecta
• Pagar de más
• Pagar de menos
• No pagar por falta de información}
• Crear cifras extra en nuestros libros

Los sistemas de costos de producción tradicional o moderna permite fijar precios de venta al público, contar con una utilidad real, competir en el mercado y lo más importante sobrevivir.

Sistema de Ventas

El sistema de venta ofrece la actualización del inventario en tiempo real conforme se los productos se van vendiendo. Esto te permite optimizar el control de inventarios, identificar los productos que son obsoletos y mejorar la rentabilidad general de tu negocio.

Fijación de Precios:

Es natural que los precios tienen relación directa con los costos, sin embargo existen otros factores que se deben considerar, entre otros están la demanda, la calidad, el prestigio, si es producto necesario o de lujo, la competencia etc…

Consideremos los costos de fabricación los cuales pueden variar por aumentos de precios, de salarios, sobre los métodos utilizados para su determinación, y los criterios e ideas de la administración.

Registros Contables:

En este renglón cabe recordar que para la SHCP las Ventas son los ingresos propios del negocio, por lo que se deberá llevar un registro completo y un control adecuado. En el sistema de ventas consideremos también el Régimen Fiscal en el que esta inscrito y en el cual cumple sus obligaciones fiscales

Ventas al contado, Ventas a crédito, Ventas al publico en general

Se realizan las transacciones con otras entidades que requieren el documento (Factura) de compra con sus requisitos fiscales, de tal forma que sus ingresos están respaldados y comprobados con sus facturas correspondientes.

Las ventas realizadas a crédito representan financiamiento a clientes con un pago de anticipo de impuestos aun en muchas veces sin haberse dado la recuperación.

Ventas realizadas al publico que se respaldan con remisiones o comprobantes registrados en su libro de entradas y gastos.

Control de Gastos

Es importante mencionar lo que representa ejercer control sobre los Gastos. Control es revisar, verificar, comprobar. Control también significa tener los elementos suficientes para realizar su actividad con conocimiento.

Los gastos son las erogaciones necesarias que realiza un negocio para llevar a cabo sus operaciones, y estos gastos deberán además reunir los requisitos que señala la LISR para considerarlos deducibles.

Los gastos o erogaciones, resultan ser muchas de las veces:

• Gastos no propios del negocio
• Gastos excesivos por parte del empresario
• Gastos sin comprobación.

El control se ejerce a partir de que tenemos una base máxima de Gastos para realizar sea a través de un presupuesto, o a través de un programa de gastos o simplemente el conocimiento y control de un Gasto máximo.

El registro contable nos permitirá conocer lo gastado para calificarlo como razonable, o excesivo y partir de esa información a medir y cuantificar la relación del Gasto en Función de los Ingresos.

Exceso de Gasto provoca:

• Pérdida
• Recursos Insuficientes para su desarrollo
• Constantes problemas económicos
• Hasta una descapitalización

Cumplimiento de Obligaciones Fiscales

La contabilidad tienen espectros legales señalados en la LISR y todo negocio deberá reunir para dar cumplimiento a sus obligaciones fiscales, a continuación haremos algunos comentarios respecto al pago de impuestos:

• Resistencia a pagar impuestos
• si cumplo aunque me declaro en ceros
• El contador se encarga y no tengo copias de nada
• Que declaro si todo está difícil y todos andan mal
• si llevo bien mis impuestos, la Secretaria de Hacienda se me echa encima
• si llevo bien mis impuestos, Hacienda me va a querer revisar
• Llevo muchos años así y nunca he tenido problema

La SHCP en los últimos años ha creado un sistema en el que está actualizando sus métodos de control para verificar que todos los contribuyente, cumplan debidamente además de haber creado un grupo de revisadores e inspectores sobre todo en los negocios nuevos, podríamos sentir que cada vez estamos más vigilados sin embargo conviene recordar lo que la constitución menciona en que Todos los Mexicanos estamos obligados a contribuir a los Gastos Públicos.

Todo aquel que ejerza actos de comercio mercantiles, está comprometido a pagar el impuesto sobre la ganancia obtenida.

Todo empresario Persona Física, Persona Moral o Microempresario contrae un compromiso, con sus trabajadores, con su comunidad, con su estado y con el País.

Obtención de Estados Financieros Básicos.

Estos constituyen la base central de todas las empresas para la toma de decisiones, ya que allí se muestra los resultados obtenidos, la gestión de los accionistas y cada una de las decisiones tomadas con los recursos de la empresa para generar efectivo necesarios para toma de decisiones en un futuro.

Los Estados financieros básicos son:

• Balance General
• Estado de Perdidas y Ganancias
• Estado de Costo de Fabricación (si es fabricante)

Otros informes necesarios:

• Estado Comparativo de Resultados para observar el crecimiento
• Estado de Aplicación de Recursos (donde están los recursos logrados)

Recordando el concepto de Control, es precisamente a través de la información que nos proporcionan estos Estados Financieros que podemos analizar estas cifras y con ello evaluar conceptos como:

• Somos generadores de ganancias?
• Estamos logrando regenerar el negocio?
• Tenemos recursos para hacer frente a las obligaciones?
• Estamos logrando una producción eficiente?
• Estamos logrando calidad y costos bajos ?
• Es rentable el negocio ?
• Podemos evaluar los resultados logrados ?
• Y otras preguntas que requiere el empresario?

La información que nos proporcionan los Estados Financieros, es el lenguaje de los negocios, por ellos podemos diagnosticar su estado actual y tomar las decisiones prudentes para corregirla o prevenirla.

¿ Los Estados Financieros son solo para grandes empresas ?

Desde luego que no, todo pequeño, mediano o microempresario puede tener a través de sus registros contables los Estados Financieros del negocio, aunque se piense que por ser un negocio familiar o muy pequeño no es posible.

Todos los negocios grandes o pequeños tienen la misma misión y problemas muy similares aunque a diferente escala, porque si pudiéramos definir el comercio en dos palabras diríamos COMPRAR y VENDER.

Estudio y Análisis de sus Estados Financieros

Esto es importante porque permite identificar los aspectos económicos y financieros que muestran las condiciones en que opera la empresa con respecto al nivel de liquidez, solvencia, endeudamiento, eficiencia, rendimiento y rentabilidad, facilitando la toma de decisiones gerenciales, Una vez obtenidos sus Estados Financieros, la administración nos permite medir o evaluar los conceptos que a todo empresario le interesan.

• ¿ Tengo liquidez ?
• ¿ Mi negocio es rentable ?
• ¿ Mis ventas son de rápida realización ?
• ¿Cuántas veces vende mis inventarios ?
• ¿Es eficiente mi cobranza ? si o No ¿ Porqué ?
• ¿Estoy aprovechando todos mis recursos ?

A través de algunas combinaciones de cifras de los Estados Financieros estaremos en condiciones de arrancarles un análisis a todas estas preguntas, por ello la contabilidad financiera nos muestra cuales son aquellas fórmulas para que con facilidad logremos nosotros mismos el conocimiento del resultado y la posición que tenemos y sobre todo que podemos tomar acciones para lograr una mejoría que de otra forma no estaríamos en posibilidad de realizar.

Presupuestos y Pronósticos

El presupuesto es la principal herramienta que les permite a las personas saber cuáles son sus ingresos y gastos en un tiempo determinado, y conocer cuánto puede destinar al ahorro. Su objetivo es prevenir y corregir errores financieros.

El pronóstico nos permite saber cuántos productos vamos a producir, cuanto personal se va a requerir, la inversión y los insumos o toda la parte de mercadería; de esa manera alcanzar una gestión más productiva del negocio, haciendo todo el proceso administrativo de la empresa.

• De Ventas
• De Compras
• De Fabricación
• De Gastos
• De Recursos ( $ )
• Flujo de Efectivo

La administración nace para que los negocios sean manejados bajo principio de organización, planeación, control y los demás procesos, esto es debido a que una sola persona absorbía ( e) todas las actividades para manejar su negocio con los beneficios que su experiencia le permite, y por otro lado con los inconvenientes de normas basadas en prejuicios y peculiaridades.

El manejo o la operación del negocio requiere establecer controles, requiere supervisar las operaciones, requiere también establecer proyectos cundo lo realiza una sola persona, lo puede hacer cuando son pocas las operaciones pero al crecer casi se hace necesario buscar ayuda y delegar responsabilidades en donde se deben establecer perfectamente sus objetivos y sus metas y todo lo podemos representar en los presupuestos.