Cómo inicia un Proyecto

por / miércoles, 31 enero 2018 / Publicado enSin categoría

Al iniciar un proyecto visualizamos la misión por cumplir y sus objetivos, lo cual nos servirá de guía para el proceso de la Administración Profesional del Proyecto.

¿Dónde nace un proyecto?

Una organización comúnmente maneja un plan estratégico que le permite dirigir sus esfuerzos : al lograr su misión se acercará a su visión. Como resultado tenemos una serie de estrategias que se apoya n en proyectos específicos encaminados a lograr la visión de la empresa.

 

  • -Demanda del Mercado.

Ejemplo: La compañia de electricidad autoriza el proyecto para construir una nueva subestecion con el fin de cubrir la demanda de energía en cierta zona.

  • Petición del Cliente.

Ejemplo: Una empresa de desarrollo de software autoriza el diseño de un nuevo sistema de información, a solicitud de uno de sus clientes.

  • Necesidad de Negocio.

Ejemplo: Una compañía de capacitación autoriza el proyecto para la elaboración de un nuevo curso con el fin de incrementar sus utilidades .

  • Requerimientos Legales.

Ejemplo: Una fábrica de pintura autoriza un proyecto para establecer una serie de guías para el manejo de materiales tóxicos.

  • Avances Tecnológicos.

Después de la introducción de la Internet, una compañía de electrónica autoriza un nuevo proyecto para el desarrollo de un aparato de videojuegos.

 

Por otra parte, una idea, es una solución anticipada ante un problema o necesidad, y nace:

–Del producto de la experiencia.

Durante muchos años los actores de las organizaciones van acumulando información y conocimiento que puede ser aplicado a situaciones existen en contextos conocidos o nuevos. La experiencia aporta un factor vital que aunado a la información provee altos niveles de pensamiento crítico vital para lograr aportes o soluciones no reconocidas a simple vista en la solución de problemas o necesidades  existentes.

-Del estudio de especialistas.

La teoría en sus diversos campos de la ciencia y la tecnología provee un marco regulatorio que permite trabajar en base a conocimientos probados y validados. Estos dan mayor certeza a las soluciones que aportan los especialistas a la solución de problemas o necesidades existentes.

-De las necesidades propias.

Muchos proyectos nacen ajenos a la expertis o conocimiento, sino como un esfuerzo de los involucrados o afectados por la necesidad o problema, en la que extrapolan sus conocimientos previos a la solución del problema o necesidad que los aqueja.

-De los organizadores, dueños o promotores.

Existen muchos proyectos cuyas ideas nacen de algún agente con poder de decisión (económico o político) quién concibe un proyecto  atendiendo a su conocimiento, poder, experiencia o necesidad.

Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos

Primero, surge una iniciativa informal que evalúa la factibilidad del proyecto para después concretarla en una iniciativa formal. En este momento autorizamos el desarrollo del pro yecto para ser confirmado durante sus etapas tempranas.

A esta iniciativa le podremos llamar Acta constitutiva del proyecto y Yamal (1) le llama “Charter”. Éste es un documento que formaliza el inicio del proyecto y que revisaremos a continuación.

El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto.

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.

A continuación presentamos: Que es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.

 

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

El acta de constitución de un proyecto documenta las necesidades del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

Siguiendo con la definición del acta de proyecto en la guía del PMBOK, el acta de constitución establece la relación de colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Cuando el proyecto es contratado externo, generalmente se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo, sin embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato con un ente externo suele comenzar con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.

Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para establecer acuerdos internos en el seno de la organización para asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.

 

¿Para qué sirve?

  • Formaliza el inicio del proyecto.
  • Asigna al Gerente y le otorga la autoridad y responsabilidad requeridas.
  • Facilita que el Gerente y su equipo comprenda n el negado, el porqué del proyecto y sus riesgos (restricciones y supuestos).
  • Documenta las expectativas para atenderlas.
  • Capitaliza experiencias al revisar la información histórica relevante de proyectos anteriores de similar naturaleza.

 

¿Qué Incluye?

  • Justificación y/o propósito del proyecto.
  • Descripción del producto o servido que generará el proyecto.
  • Entregables fina les del proyecto.
  • involucrados clave y sus expectativas.
  • Restricciones y supuestos.
  • Información histórica re levante.
  • Nombre y firma del Gerente del Proyecto y el Patrocinador.

 

¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto (Project Charter)?

La metodología PMI en la guía del PMBOK establece algunos de los puntos de debe incluir el Acta de constitución de un proyecto, como lo muestra la siguiente lámina:

 

 

Algunos de estos puntos son:

  • Propósito o justificación del proyecto.
  • Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
  • Requisitos de alto nivel.
  • Premisas (Supuestos) y restricciones.
  • Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
  • Los riesgos de alto nivel.
  • Resumen del cronograma de hitos.
  • Resumen del presupuesto del proyecto.
  • Lista de los interesados (Stakeholders).
  • Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien decide si tiene éxito o no, quien firma la aprobación).
  • Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.
  • Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

 

¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?

El acta de proyecto se elabora a partir de las descripciones narrativas de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto y el caso de negocio que sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y procedimientos internos y los factores del entorno.

Para elaborarla, con frecuencia se hace uso del Juicio de expertos, en el cual distintas personalidades con conocimiento aportan su información, incluyendo:

  • Las unidades organizacionales, consultores.
  • Los interesados (clientes, patrocinadores, etc.).
  • La oficina de gerencia de proyectos (PMO) de la organización.
  • Entes externos como por ejemplo asociaciones profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.

 

Fuentes:  

Chamoun, Yamal. (2002). Cómo iniciar el Proyecto. En Administración profesional de Proyectos. La Guía (pp. 51-67). México: McGraw-Hilll

http://www.pmoinformatica.com

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