Aspectos básicos de la Gestión de Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS

Tanto los  proyectos como su  gestión  no  son  nada nuevo,  como ha quedado  patente a lo largo  de  la historia del hombre. Un ejemplo claro se vería en edificaciones de etapas muy diversas de la misma, como por  ejemplo las Pirámides de Egipto, la Gran Muralla china o el Monasterio de  El Escorial.

Sin embargo, en estos últimos años, la Dirección/Gestión de Proyectos ha sido reconocida como una profesión independiente, que está dentro de la estructura organizacional y que cuenta con sus propios colegios y organizaciones profesionales (www.pmi.org o www.ipma.ch) y con un creciente cuerpo de técnicas y herramientas, habilidades,  competencias y procedimientos.

Un proyecto entregado a tiempo, dentro de presupuesto y con calidad técnica, es un proyecto exitoso.

 

Cuando las cosas se dejan al aire iran de mal en peor

Ley de Murphy, Corolario #5

 

¿Cuál es la finalidad de la Gestión de Proyectos? Iniciar, Planificar, las tareas del Proyecto para:

Ejecutar,   Controlar y Cerrar todas

  • Obtener el máximo éxito con nuestro Proyecto y que así se beneficien tanto nuestro/s cliente/s como nuestro/s patrocinador/es, nuestro equipo de Proyecto y nuestra compañía.
  • Proponer su cierre lo a tes posible en caso de predecir fundadamente su inviabilidad, con las herramientas de las que dispondremos y nos dotaremos.

La Gestión de un Proyecto de cierta complejidad requiere algo más que la aplicación de una serie de técnicas y herramientas, más o menos sofisticadas.

Requiere de nuestro criterio, que lo sustentaremos con los  resultados obtenidos al aplicar estas técnicas.

“El hombre bien preparado para la lucha, ya ha conseguido medio triunfo.”

Miguel de Cervantes Saavedra, Escritor Español. (1547 – 1616)

 

Será a través de nuestro criterio como podremos tomar decisiones, planificar,  organizar,  aplicar el sentido común, adelantarnos a  acontecimientos, etc.

 

Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear  un único producto, servicio o resultado.

 

No  debemos  confundirlo  con  lo  que se denomina la “declaración de trabajo” (Statement of Work, habitualmente se utiliza el acrónimo inglés SoW), que es una descripción narrativa de los productos o servicios que serán suministrados por el  proyecto.

Características básicas de un proyecto (están  subrayadas):

  • Temporal
  • Único
  • Elaboración progresiva

Temporal

No significa de corta duración, sino que se  refiere a que tiene un principio y un final  definido, determinado.

Hay dos posibilidades:

  • En positivo, este final dependerá de que se hayan conseguido los objetivos del proyecto.
  • En negativo, el final ocurrirá cuando se tenga la certeza de que es imposible cumplir con sus objetivos o  simplemente que el proyecto ya no es  necesario.

Este concepto de temporal no se aplica a los  productos o servicios que se deriven del  proyecto, ya que el objetivo de la organización  es conseguir resultados estables y duraderos  en el tiempo.

Se refiere exclusivamente a que el esfuerzo del  proyecto no debe ser indefinido sino que debe  acotarse en el tiempo.

La calificación de temporal también se podría  extender a lo concerniente a la obtención de  esos objetivos en una fecha determinada  (aprovechar oportunidades, temas regulatorios,  situación del mercado, acuerdo con el usuario  o el cliente, etc.).

Podemos también referirnos a temporal si  pensamos en que el equipo de trabajo del  proyecto variará en su composición a lo largo  de la ejecución del proyecto, ya que cada  persona del equipo, o en su caso  subcontratas, tendrán una ventana de tiempo  en la que serán necesarias y, en cualquier  caso, una vez terminado el Proyecto el equipo  humano será reasignado a otros proyectos u  otras funciones.

Único

Se refiere a que los proyectos se desarrollan para  hacer algo (un producto o un servicio) que no se  ha realizado con anterioridad, aunque conlleve un  gran número de tareas repetitivas.

Ejemplo: La construcción de un barco. Cada  barco puede tener diferente tamaño, diferente uso,  diferentes subcontratistas, diferente armador, etc.

Elaboración Progresiva

El concepto de único del producto o servicio no  significa que en el momento de la concepción  del proyecto se conozcan perfectamente las  características del producto o servicio que se  quiere conseguir, sino que esto se conseguirá  de una forma progresiva.

Ejemplo: Podemos referirnos a los contratos  de transferencia y/o desarrollo de tecnología en  los que inicialmente suministradores y  clientes, y algunas veces la Administración  Pública, se reúnen con una idea básica que  sirve de punto de partida para elaborar  progresivamente las características del  producto hasta llegar a una oferta del  suministrador que se concretará en la firma de  un contrato con el cliente en el que estará  perfectamente descrito el alcance y  características del producto.

La elaboración progresiva del producto debe  estar sincronizada con los objetivos del  proyecto. Esto es básico para el éxito del  proyecto.

Por otro lado, el término elaboración progresiva  tiene dos conceptos:

  • El concepto progresivo se refiere “paso a paso”.
  • El concepto elaborado se refiere a “trabajar con cuidado y detalladamente”.

 

Todas las organizaciones realizan “trabajos” para  lograr un conjunto de objetivos.

Estos trabajos se clasifican en proyectos y  operaciones.

Podemos decir que operaciones y proyectos tienen en común:

  • Son realizados por personas.
  • Están condicionados por la limitación de recursos.
  • Tienen que ser planificados, ejecutadas y controladas
  • Y los dos tipos de trabajos son procesos.

Para obtener unos resultados adecuados necesitamos gestionar tanto  las operaciones como los proyectos.

Es decir, ambas son capaces de producir un resultado, producto o  servicio (salida) al aplicar unas herramientas y técnicas (proceso), a una  información o producto pre elaborado (entrada). Gráficamente, sería:

Por ello tendremos que tener cuidado de no confundir operaciones de proyectos

La diferencia básica estriba en:

  • Las “Operaciones” son continuas y repetitivas.
  • Los “Proyectos” son temporales y únicos.

 

Planeación de un Proyecto

Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo  para realizar el proyecto y obtener el producto o servicio comprometido.

Normalmente será un conjunto de documentos, pero lo que nos tiene que  quedar claro es que NO es el cronograma de las actividades del proyecto o,  mejor dicho, incluye al cronograma y a otros muchos documentos.

¿Cuándo lo Generamos?

Para ello hay que conocer el ciclo de vida de Gestión del Proyecto,  distinto al ciclo de vida técnico, y que engarzaremos el uno en el otro.

El ciclo de vida para la Gestión de Proyectos sería:

.

 

Iniciación:

Establecer la visión del proyecto el que; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuesto.

 

Planeación:

Desarrollar un plan que nos ayude a preveer el como cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo el proyecto. Aquí se establecen las estrategias, con énfasis en la previsión en ves de la improvisación

Ejecucion:

Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar el equipo, distribuir la informacion y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo a lo establecido

Control:

Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos (control), de NO identifcar desviaciones, continuamos con la ejecución. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos una acción correctiva (planeación adicional), y luego continuamos con la ejecución, manteniendo informado al equipo.

Cierre:

Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto asi como para el desarrollo de futuros proyectos.

 

Ojo: al eliminar los procesos de Inicio y Cierre, tenemos solo una operación de rutina, en vez de proyecto. El ciclo repetible de Mejora Continua Planear-hacer-verificar-actuar descrito por Deming y otros expertos de calidad, es similar a los procesos expuestos como mostramos en la representación anexa, donde:

  • Iniciación = Establecimiento de Objetivos y alcances del Proyecto de Mejora
  • Planear = Planeación
  • Hacer = ejecución
  • Verificar = Control
  • Actuar = Planeación adicional y ejecución

La Guía del PMBOK® describe la naturaleza de los procesos de la dirección de proyectos en términos de la integración entre los procesos, de sus interacciones y de los propósitos a los que responden.

Al igual que el ciclo de vida de un proyecto, lLos procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos):

  1. Grupo de Procesos de Inicio. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
  2. Grupo de Procesos de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.
  3. Grupo de Procesos de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.
  4. Grupo de Procesos de Monitoreo y Control. Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
  5. Grupo de Procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividadesa través de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos se vinculan entre sí a través de las salidas que producen.

Los Grupos de Procesos rara vez son eventos discretos o únicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo del proyecto. La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o constituye un entregable del proyecto, subproyecto o fase del proyecto. Los entregables a nivel del subproyecto o del proyecto pueden llamarse entregables incrementales.

El Grupo de Procesos de Planificación suministra al Grupo de Procesos de Ejecución el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto y, conforme el proyecto avanza, a menudo genera actualizaciones al plan  para la dirección del proyecto y a los documentos del proyecto. El Gráfico ilustra cómo actúan entre sí los Grupos de Procesos y muestra el nivel de superposición en distintas etapas. Cuando el proyecto está dividido en fases, los Grupos de Procesos interactúan dentro de cada fase.

 

Hasta la proxima

Pregunta por la siguiente entrega del Procesos de inicio

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